Приказы являются значимыми нормативными актами компании, на основании которых вносятся разные изменения в процесс работы сотрудников предприятия. Поэтому с определенными приказами работники должны знакомиться под роспись.
Для этого подпись может ставиться непосредственно на приказе. Если требуется ознакомить с документом большое количество сотрудников, то используется для этого лист ознакомления.
Применяется листок, подтверждающий, что работники были ознакомлены с приказом, только при необходимости получения подписи от многих граждан. Например, если распоряжение относится к крупному отделу или значительной группы сотрудников.
Листок ознакомления выступает приложением к приказу.
Если между руководителем компании и работниками в будущем возникнут какие-либо , то именно данный документ выступает доказательством, что были выполнены работодателем все требования законодательства.
Листок может передаваться для изучения в трудовую инспекцию или суд. Поэтому руководство предприятия должно заботиться о своевременном сборе подписей всех сотрудников.
Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.
Что будет, если лист не подписан
Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.
Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться . Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.
Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом? Ответ в видео:
В этом случае руководитель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности или вовсе принудительно уволить. Но это возможно только при отсутствии веских оснований у сотрудника, так как если приказ нарушает требования законодательства, то гражданин может отказаться от его подписания.
Правила ознакомления работников с приказом
Приказ представлен официальным распоряжением руководителя компании.
К правилам его составления относится:
- оформляется исключительно в письменной форме;
- содержит основные сведения о вносимых изменениях в работу сотрудников;
- может относиться к разным сферам работы компании;
- формируется от лица руководителя фирмы;
- в него могут вноситься изменения;
- не допускается, чтобы в документе нарушались требования законодательства или права работников.
Все работники обязательно должны знакомиться с содержанием данного приказа, если документ имеет отношение к их работе. Если оповещается несколько сотрудников, то они могут ставить свою подпись непосредственно на распоряжении.
Дополнительно работодатель может пользоваться листком ознакомления. Необходимость ознакомления работников с содержанием распоряжения обусловлено требованиям законодательства.
Наличие подписи подтверждает, что работодатель выполнил все требования закона.
Когда ставится подпись
Сразу после издания приказа директор предприятия должен предъявить его для изучения лицам, к которым относится данное . Если рассчитан документ на неопределенное количество работников, то ознакомить с ним нужно весь штат.
Обычно секретарь назначается исполнителем данного процесса, поэтому им формируется лист ознакомления, подписываемый всеми работниками предприятия. Руководитель должен убедиться, что на документе имеются все нужные подписи.
Нюансы ознакомления
Работодатели должны передавать для изучения приказ сразу после издания. Обычно это выполняется непосредственно в день его составления или в течение ближайших нескольких дней.
Предельная дата может указываться непосредственно в тексте распоряжения. Подпись работниками должна ставиться до того момента, когда вносимые изменения начнут применяться в компании.
Кем составляется лист ознакомления с приказом
Ответственное лицо, в обязанности которого входит составление и заполнение листка ознакомления, назначается путем издания соответствующего приказа руководителем компании. Обычно для этого выбирается специалист из или секретарь.
Бланк листа ознакомления. Обязательно в должностную инструкцию выбранного специалиста вносятся сведения о данной функции.
Образец
Если надо ознакомить с документом нескольких сотрудников предприятия, то для этого формируется лист ознакомления. Допускается пользоваться произвольной формой. В некоторых компаниях составляется специальный шаблон, по которому работник должен составлять этот документ.
Хотя отсутствует точная форма данного документа, при его составлении надо учитывать правильную структуру.
В него обязательно вносятся следующие сведения:
- полное наименование компании;
- название документа;
- дата его формирования;
- номер и содержание приказа;
- номера всех сотрудников;
- ФИО работников предприятия;
- занимаемые ими должности;
- дата, когда сотрудники компании знакомятся с содержанием распоряжения;
- подписи всех наемных специалистов.
Как заполнить штатную расстановку? Смотрите .
Составляется листок в виде удобной таблицы, в которую допускается включать другие столбцы при необходимости. Например, можно указывать, в каком именно отделе предприятия трудится тот или иной работник.
Если в компании работает много сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом, то может понадобиться несколько листков. Все они скрепляются суровой нитью или степлером, а также нумеруются.
Правила оформления
При оформлении этой документации учитываются следующие правила:
- листок делается исключительно в одном экземпляре;
- для его создания используется лист формата А4, а также может использоваться фирменный бланк организации;
- вносится информация от руки или с помощью компьютера;
- требуется наличие оригинальных подписей всех сотрудников, указанных в приказе;
- отсутствует обязательное требование к наличию печати компании, так как с 2016 года не требуется визирование документации печатью, если иное не предусматривается в локальных нормативных документах;
- листок обязательно фиксируется в специальном журнале, предназначенном для учета внутренней документации компании.
Обязательно ли работник должен бытька ознакомлен с приказом? Смотрите видео:
Обо всех таких правилах должен знать специалист, назначенный ответственным лицом. Скачать образец листа ознакомления можно ниже.
Как хранятся бланки
Листки, подписанные сотрудникам, находятся в кадровой службе компании. Для этого создается отдельная папка, куда дополнительно вкладывается непосредственный приказ.
Срок хранения данного документа не ограничен законодательством, поэтому в течение срока действия распоряжения листок должен находиться в компании в сохранности.
Когда не требуется составлять
По закону работодатель может не составлять листок ознакомления, но при этом он выступает доказательством, что все сотрудники, которые были затронуты в распоряжении, были оповещены об изменениях.
В некоторых ситуациях не требуется составлять данный документ.
К ним относится:
- в приказе указан один сотрудник или несколько работников, поэтому они расписываются непосредственно на распоряжении;
- используется другая документация, являющаяся доказательством оповещения работников о вносимых изменениях с помощью распоряжения;
- оповещаются сотрудники путем отправки копии приказа почтой с уведомлением о вручении;
- на камеру фиксируется факт того, что сотрудники изучили распоряжение.
Образец листа ознакомления с приказом. Листок ознакомления может заменяться другими доказательствами того, что работодатель исполнил свои обязательства перед наемными специалистами.
Заключение
Листок ознакомления с приказом используется, если распоряжение затрагивает большое количество работников. Его составлением занимается ответственное лицо, наделенное необходимыми полномочиями.
Зачем составлять соглашение по охране труда? Узнаете .
Составлять документ можно в свободной форме, но при этом обязательно включаются в него определенные обязательные сведения. В некоторых ситуациях допускается обходиться без листка.
Каждого работника, устраивающегося в организацию нужно ознакомить с содержанием внутренних нормативных документов, в том числе, с правилами внутреннего трудового распорядка принятыми на предприятии. Существует несколько вариантов того, как это делать. Один из них – подготовить лист ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка. Образец такого документа, подготовленный нашим специалистами, поможет не тратить время впустую, разрабатывая собственный документ.
Ознакомление с локальными актами предваряет подписание трудового договора
Перед тем, как трудовой договор будет подписан, работнику следует показать все нормативные акты предприятия, которые будут касаться его работы (ч.3 ст. 68 ТК РФ). То, что сотрудник ознакомлен с документами, подтвердит его подпись, поставленная напротив наименования прочитанного им локального акта.
К сведению
Правила трудового распорядка – это внутренний документ организации, регламентирующий порядок приема и увольнения, время труда и отдыха, сроки выплаты зарплаты. Если в компании есть коллективный договор, то правила трудового распорядка нужно оформить как приложение к нему. Отдельным документом правила внутреннего распорядка оформляются, если коллективный договор в организации не подписан (ч. 4 ст. 189, ч. 2 ст. 190 ТК РФ).
Оформление листа ознакомления – это один из способов
Перед тем, как поставить окончательную подпись в трудовом договоре, работник должен быть ознакомлен с локальными актами предприятия. Одним из принятых способов зафиксировать факт знакомства работника с внутренним документом является заполнение листа ознакомления. Такой лист прикрепляется к каждому документу и предназначен для того, чтобы после прочтения локального акта работники ставили на этом листе свои фамилии, подписи и даты.
В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.
Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?
Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.
При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:
- Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
- С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.
Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами
На практике предприятия используют:
- проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
- журнал ознакомления с ЛНА;
- лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.
В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.
Лист можно заполнить вручную или на компьютере.
Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?
- Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
- Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).
Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .
Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).
Если составленный руководителем приказ касается многих сотрудников или всего штата в целом, то ознакомиться с этим документом должен каждый человек, поставив подпись и дату. Обычно эти данные оставляют прямо в приказе (в конце текста), однако когда сотрудников много, они могут подписаться в специальном листе ознакомления. Образец этого документа и рекомендации по его составлению можно найти в статье.
Лист ознакомления составляется в произвольном виде – обычно он представляет собой таблицу с такими графами:
- Номер сотрудника (перечисление данных в произвольном порядке, по алфавиту, по отделам и т.п. – на выбор компании).
- Должность.
- Табельный номер (при наличии).
- Подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы – например, Кузнецова А.М.).
- Дата.
Также при необходимости в таблице можно предусмотреть и другие графы – название отдела, где работает сотрудник, его квалификация и т.п.
Подпись означает факт ознакомления сотрудника с текстом приказа, поэтому возлагает на него прямую ответственность за его исполнение. Впоследствии этот факт можно использовать как основание для наложения и даже увольнения, если нарушение будет иметь грубый характер. Поэтому к сбору подписей не нужно относиться как к пустой формальности: в интересах работодателя проследить, чтобы с приказом ознакомились все сотрудники, которые обязаны это сделать. Они могут поставить подписи в один день или разные даты – особого значения этот факт не имеет. К тому же собрать подписи всех работников в один день зачастую нереально.
Пустой бланк этого листа ознакомления с новым приказом и его заполненный вариант представлены ниже.
Лист ознакомления с приказом заверяется подписью ответственного сотрудника (например, начальника отдела кадров, главного бухгалтера), а также самого руководителя. Печать на нем ставить необязательно за исключением тех случаев, когда подобный порядок прямо предусмотрен внутренними документами компании.
Кого нужно ознакомить с приказом
Ознакомить нужно как минимум тех сотрудников, чьи ФИО и должности прямо прописаны в приказе. Например, это может быть весь отдел бухгалтерии, отдела продаж либо все сотрудники конкретного филиала или подразделения.
Также распоряжение может касаться и вообще всех работников. Разумеется, перечислять их ФИО и должности в тексте самого приказа не следует – достаточно описать нововведения и обязать руководителей подразделений, представительств довести текст приказа до всех сотрудников.
Порядок хранения листа
Лист ознакомления с приказом составляется в одном оригинальном экземпляре, поэтому хранить его нужно особенно тщательно, чтобы впоследствии не собирать подписи повторно. Как правило, лист хранится рядом с оригиналом соответствующего приказа. Доступ к этим документам ограничен; при необходимости получения информации можно сделать и предъявить копию листа ознакомления (например, должностному лицу, проверяющему соблюдение противопожарных требований). Срок хранения также определяется временем хранения основного приказа.
