Albert: Koliko često, dragi čitaoci bloga "", srećete ljude koji su do grla u problemima? Po cijele dane jure poslom, nemaju vremena ni za minut sjesti, ali... rezultati njihovog rada su gotovo nevidljivi ili vrlo beznačajni. Šta je razlog, šta mislite?
Elena: Ovaj opis je direktno o meni prije otprilike pet godina. Prije otprilike pet godina prvi put sam naišao na knjigu Brajana Trejsija "Postizanje maksimuma", a onda ih je bilo sve više. Ali odgovori na pitanja:
- Zašto imam tako malo vremena da radim zaista važne stvari?
- Zašto, vrteći se kao vjeverica u točku, nisam ni korak bliže do cilja?
- Kako se nositi sa svojim beskrajnim problemima?
Nedavno sam ga našao u njegovoj knjizi “Ostavi gađenje, pojedi žabu”.
Mnoge stvari koje sam pročitao u njemu su me iznenadile. Jednostavne do genijalne ideje, neobične preporuke zasnovane na zakonima racionalno korišćenje vrijeme, praktične tehnike koje vam pomažu da se fokusirate na glavnu stvar, postignete bolje rezultate i izbjegnete kašnjenja na putu do cilja.
Albert: Smatramo da je ABCDD metoda posebno zanimljiva - vrlo je jednostavna i prilično efikasan metod sredi svoje poslove. Radi na sljedeći način.
1. Trebalo bi da napišete (svakako morate razmišljati na papiru) sve poslove predstojećeg dana.
2. Nakon toga, ispred svake stavke potrebno je staviti slova A, B, C, D, D, u zavisnosti od vrijednosti zadatka.
Zadaci tipa "A"- Najvažniji. Jednostavno ih moramo ispuniti, inače rizikujemo da dođemo u tešku situaciju. Ali oni su ti koji nas vode. do cilja.
Zadaci "B" po važnosti, iako su drugi, ne odgovaraju izbliza zadacima "A". Posljedice, ukoliko se ne ispune, dovode do toga da neko može ostati nezadovoljan ili doći u nezgodnu poziciju.
Zadaci grupe "B" definirani su na sljedeći način: bilo bi sjajno kada bi to uspjelo. Ali oni nemaju uticaja na vaš glavni posao.
Zadaci tipa "G" možete to povjeriti nekom drugom.
Zadaci "D" predstavljaju posao koji se može ili ne mora raditi upravo sada. Možda su to stvari koje radimo iz navike ili jednostavno prijatne.
3. Ako u svakoj od navedenih grupa postoji nekoliko ekvivalentnih zadataka, onda ih treba numerisati prema važnosti unutar same grupe: A-1, A-2, A-3 itd.
4. Ne možete započeti slučajeve "B" dok se ne završe svi zadaci "A".
5. Nakon ovakve analize potrebno je hitno pristupiti realizaciji zadatka „A-1“ i ne stati dok se ovaj ne ostvari.
Albert i ElenaPrvi zakon uspjeha je koncentracija;
usmeravajući svu energiju u jednu tačku
i krenuti tačno ka cilju, bez osvrtanja
sa strane - ni desno ni lijevo.
(WILLIAM MATTHEWES)
Što savjesnije planirate svoje aktivnosti i odredite prioritete nadolazećih zadataka, važnije stvari uspijevate ostvariti u konvencionalnoj jedinici vremena. Što je važniji problem kojim se uhvatite u koštac, veći će biti poticaj za prevazilaženje prirodne sklonosti mnogih da odugovlače i upuštaju se u posao.
ABCD metoda je efikasan način za određivanje prioriteta zadataka koje možete koristiti na dnevnoj bazi. Ova metoda je jednostavna i toliko efikasna da vas, ako se redovno i kompetentno koristi, može uzdići u rang najproduktivnijih i najproduktivnijih ljudi u vašem području djelovanja.
Snaga metode je u njenoj jednostavnosti. Evo kako to funkcionira. Počinjete tako što ćete napraviti listu svega što morate da uradite za naredni dan. Misli na papir.
Nakon toga stavite slovo A, B, C, D ili E ispred svake stavke na vašoj listi.
Zadatak tipa "A" se definiše kao nešto što je najvažnije u ovoj fazi, nešto što je vama obavezan uradite, inače rizikujete ozbiljne posljedice. Zadatak "A" može biti posjeta važnom klijentu ili pisanje izvještaja za šefa koji će podnijeti izvještaj centralnoj kancelariji. Ovi zadaci predstavljaju prave, zrele žabe vašeg života.
Ako imate više od jednog "A" zadataka pred sobom, ocjenjujete njihov prioritet označavanjem A-1, A-2, A-3 itd. Zadatak A-1 je najveća i najružnija "žaba" od svih moraš da se nosiš.
Zadatak tipa B definiran je kao zadatak koji vi trebalo bi izvršiti. Ipak, posljedice su, u slučaju njegove primjene ili neusklađenosti, prilično blage. Takvi zadaci nisu ništa drugo do "punoglavci" vašeg života. To znači da ako ne uradite kako treba, neko će biti nezadovoljan ili stavljen u nepovoljan položaj, ali u svakom slučaju, po važnosti, ovi zadaci ne odgovaraju izbliza zadacima tipa "A". Pozovite na ne baš hitan problem ili pogledajte nagomilano Email može činiti suštinu problema tipa "B".
Pravilo koje se morate pridržavati je: nikada ne započinjite zadatak tipa "B" dok još uvijek imate nedovršen zadatak "A". Nikada nemojte dozvoliti da vas "punoglavci" ometaju dok velika "žaba" čeka da bude pojedena!
Zadatak tipa "B" je definisan kao nešto što bi bilo divno učiniti, ali od koje se ne očekuju nikakve posljedice, učinite to ili ne. Zadatak B može biti telefonski poziv prijatelju, šoljica kafe, ručak sa kolegom ili neka lična aktivnost tokom radnog vremena. Ovakvi "događaji" nemaju apsolutno nikakav uticaj na vaš rad.
Zadatak tipa "G" se ocenjuje kao rad koji možete uputiti nekom drugom. Pravilo u ovom slučaju je da drugima povjeravate sve što mogu, a time sebi oslobađate vrijeme na zadacima tipa "A" koje ste vi i samo vi u mogućnosti da obavljate.
Zadatak tipa "D" je posao koji može biti u potpunosti izbrisati sa vaše liste obaveza. To može biti zadatak koji je nekada bio važan, ali više nije relevantan ni za vas ni za druge. Često je to posao koji radite iz dana u dan, bilo iz navike ili pronalazeći zadovoljstvo u tome.
Nakon što primijenite ABC metodu na svoju listu obaveza za taj dan, potpuno ste organizirali svoj posao i postavili pozornicu za važnije stvari koje ćete brže obaviti.
Najvažniji uslov da bi ABCD metoda zaista funkcionirala za vas je da ispunite sljedeći zahtjev: započnite zadatak A-1 bez odlaganja i zatim radite na njemu dok se potpuno ne završi. Iskoristite svoju snagu volje da započnete i nastavite raditi na svom najvažnijem zadatku u ovom trenutku. Uhvatite svoju najveću "žabu" i "pojedite" je bez zaustavljanja do poslednjeg zalogaja.
Sposobnost da analizirate svoju listu zadataka za dan i istaknete zadatak A-1 poslužit će vam kao polazna tačka za postizanje zaista velikog uspjeha u vašim aktivnostima, povećati vaše samopoštovanje, ispuniti vas samopoštovanjem i osjećajem ponosa u vašim dostignućima.
Kada steknete naviku da se u potpunosti koncentrišete na svoj najvažniji zadatak, odnosno zadatak A-1 - drugim riječima, na jedenje vaše glavne "žabe" - naučit ćete raditi dvostruko ili čak tri puta više od ljudi oko vas.
OSTAVI GOVOR, POJEDI ŽABU!
Sada pregledajte svoju listu obaveza za taj dan i napišite slova A, B, C, D ili E pored svake stavke. Definišite sebi zadatak A-1 i odmah počnite raditi na njemu. Budite disciplinovani tako što ćete ne dozvoliti da vas druge stvari ometaju do ovo djelo neće biti završena.
Primijenite ABC metodu svaki dan na bilo koju listu aktivnosti, bilo da se radi o obavezama za dan ili projektu sljedećeg mjeseca. Kao rezultat, steći ćete naviku postavljanja i izvršavanja prioritetnih zadataka, nakon čega smatrate da vam je budućnost osigurana!
Kako odgovoriti na sljedeća pitanja za intervju: Kako upravljate svojim vremenom? Kako planirate svoj radni dan? Koje tehnike i metode koristite u planiranju? Navedite primjere kako koristite vještinu upravljanja vremenom da biste uspješno obavili zadatak.
Sve odgovore na ova pitanja saznaćete čitajući ovaj članak.
Šta je upravljanje vremenom?
Vremenski menadžment je skup znanja, vještina i sposobnosti, zahvaljujući kojima osoba zna da odredi prioritete, precizno planira svoje vrijeme, čime se povećava lična produktivnost u organizaciji radnog vremena.
"Dok ne možete upravljati svojim vremenom, ne možete upravljati ničim drugim" Peter Drucker
- perfekcionizam
- odugovlačenje
- Nedostatak znanja
- Nedostatak potrebnih alata i resursa
1. Perfekcionizam otežava izvršavanje zadataka na vrijeme. Mnogi smatraju da je ova kvaliteta prednost, ali je stalna težnja za izvrsnošću i nezadovoljstvo postignutim rezultatima jedan od razloga neefikasnog korištenja vremena. Pronalaženjem mogućnosti da prihvatite "pravi" rezultat umjesto "idealnog" rezultata, štedite značajne resurse za druge stvari. Postoji takav izraz: „perfekcionizam je zlo“, naravno, sve je to prilično relativno i u svakoj pojedinačnoj situaciji ova karakteristika ličnosti može se drugačije ocijeniti, međutim, nesumnjivo u okviru upravljanja vremenom: perfekcionizam je ZLO!
2. odugovlačenje- stalno odlaganje poslova za kasnije, nespremnost da se obavljaju određene dužnosti. U vokabularu zaposlenih koji odugovlače, dominira riječ "SUTRA". O takvim ljudima je Stiv Džobs vrlo dobro rekao: „Siromašan, neuspešan, nesretan i nezdrav je onaj koji često koristi reč „sutra“.
Neću vas moći spasiti od perfekcionizma i odugovlačenja, moj cilj je dati znanje, pružiti najbolje tehnike i metode, uvesti resurse i alate za ovladavanje vještinom upravljanja vremenom. A da li koristite primljene informacije ili ne - sve ovisi isključivo o vašoj želji. Međutim, nakon što pročitate ovaj članak, više nikada nećete biti isti.
Za početak, predlažem da definirate svoje vještine upravljanja vremenom. Proći
Kognitivna disonanca leži u činjenici da, s jedne strane, ne možemo upravljati vremenom kao takvim. Na kraju krajeva, vrijeme je koje mi ne možemo kontrolirati i čini se da je vrijeme ono koje kontrolira nas, a ne mi. Navikli smo da vrijeme doživljavamo kao nešto vječno i neograničeno. Čini se da ga uvijek ima puno. S druge strane, vrijeme je jedan od najvrednijih resursa koje svi imamo. Važno je shvatiti da vrijeme ima svoje granice, svaki dan je posuda određenog kapaciteta koju ispunjavate djelima. Možete ga ispuniti beskorisnim stvarima, ili ga možete ispuniti stvarima koje rade za vaše ciljeve i vode vas do konačnog cilja.
Možemo da kontrolišemo sebe, kako planiramo dan i kako provodimo svoje radno vreme. Razumno, produktivno i ekonomično korišćenje ovog resursa važan je deo evaluacije zaposlenih.
Vremenska efikasnost se može postići na dva načina:
- Postignite značajne rezultate uštedom vremena. To znači da znate kako postići zadatak u minimalnom vremenu.
- Učinkovito planiranje radnog vremena će smanjiti broj i obim zadataka koje obavljate.
U ovom članku napravio sam sažetak od šest najbolji tehničari vremenski menadžment. Uz njihovu pomoć moći ćete naučiti kako planirati i kontrolirati svoje prioritetne zadatke na dnevnoj bazi.
Kako naučiti upravljati svojim vremenom?
6 najboljih tehnika upravljanja vremenom:
- Pareto princip
- Eisenhower Matrix
- Mape uma ili mape uma
- Franklinova piramida
- ABCHD metoda
- Prvo pojedi žabu
1. Pareto princip
Pareto princip kaže da je mali dio uloženih uzroka, truda i sredstava odgovoran za veliki dio rezultata. Ovaj princip je formulisao italijanski ekonomista Vilfredo Pareto 1897. godine i od tada je potvrđen kvantitativnim studijama u različitim oblastima života:
20% truda daje 80% rezultata
Pareto princip u oblasti upravljanja vremenom može se formulisati na sledeći način: oko 20% truda i vremena je dovoljno da se dobije 80% rezultata.
Kako tačno odrediti koji trud je dovoljno uložiti da biste dobili dobar rezultat? Zamislite da u knjizi tražite odgovore na svoja pitanja. Prema principu koji se razmatra, 80% informacija koje su vam potrebne pronaći ćete u 20% teksta. Ako tačno znate šta vas zanima, moći ćete brzo da prelistate knjigu i pažljivo pročitate samo pojedine stranice. Tako ćete uštedjeti 80% svog vremena.
2. Eisenhowerova matrica
Ovo je vjerovatno najpoznatiji koncept upravljanja vremenom do sada, koji vam omogućava da odredite prioritete. Ova tehnika, koja je zaslužna za stvaranje američkog generala Dvajta Ajzenhauera, omogućava vam da istovremeno sortirate slučajeve prema njihovoj hitnosti i važnosti. Svi znaju da se samo ograničen broj zadataka može završiti u jednom vremenskom periodu. Ponekad bez štete po rad samo jednog. I svaki put moramo odlučiti, KOJE TAČNO? Američki predsjednik Dwight Eisenhower planirao je svoje poslove razvrstavajući ih u nekoliko važnih kategorija.
U skladu sa takozvanom Eisenhowerom matricom, svaki slučaj mora biti dodijeljen jednom od četiri tipa prikazanih na dijagramu.
Eisenhower Matrix
Važnost zadatka je određena time kako rezultat njegove implementacije utiče na vaše poslovanje. A hitnost je istovremeno dva faktora: prvo, koliko brzo ovaj zadatak treba da se završi, i drugo, da li je izvršenje ovog zadatka vezano za određeni datum i određeno vreme. Važnost i hitnost, razmatrani zajedno, utiču na određivanje prioriteta.
Razmotrimo detaljnije koji se slučajevi mogu pripisati svakoj od četiri vrste.
Tip I: "važno i hitno".
To su stvari koje će dovesti do značajne štete vašem poslovanju ako se ne urade na vrijeme (na primjer, obnavljanje licenci, podnošenje poreskih prijava, itd.). Određeni dio takvih slučajeva će neminovno biti prisutan u životu svakog čovjeka. Međutim, uz prethodnu pripremu (slučajevi tipa II – „važno, ali ne hitno”) mnoge krize se mogu spriječiti (npr. učenjem zakona, izgradnjom dobrih odnosa sa moćnim ljudima).
To mogu biti i projekti sa "gorućim" rokom, hitna pomoć. Na primjer, posjet liječniku zbog zdravstvenog problema, slanje članka u časopis u kratkom roku ili podnošenje izvještaja o istraživanju. Ovdje nemamo izbora. Poslovi ove grupe se moraju obavljati, tačka. U suprotnom će doći do ozbiljnih problema.
Tip II: "važno, ali ne hitno."
To su stvari koje su usmjerene na budućnost: obuka, proučavanje perspektivnih područja poslovnog razvoja, poboljšanje opreme, vraćanje zdravlja i performansi. Akcije koje vode do vašeg strateškog cilja. Na primjer, naučite strani jezik da biste otišli raditi u drugu, perspektivniju organizaciju. To je i prevencija problema – održavati se u dobroj fizičkoj formi. Nažalost, takve slučajeve često zanemarujemo, ostavljajući njihovu odluku u drugom planu. Kao rezultat toga, jezik nije naučen, primanja ne rastu, već opadaju, zdravlje je dođavola.Ovi slučajevi imaju zanimljivu osobinu - ako se dugo zanemaruju, idu u kategoriju Važno - Hitno. Uostalom, ako se barem jednom godišnje ne pojavite kod zubara, prije ili kasnije će hitna posjeta njemu postati neizbježna.
Tip III: "nije važno, ali hitno."
Mnogi od ovih slučajeva zapravo ne donose velika korist u životu. Pravimo ih samo zato što nas pogode (dug telefonski poziv ili čitanje oglasa u mailu), ili iz navike (posjećivanje sajmova na kojima nema ništa novo). Upravo ista svakodnevna rutina koja nam oduzima puno vremena i truda.
Tip IV: "nije važno i nije hitno."
To su svakakvi načini da se "ubije vrijeme": zloupotreba alkohola, "lagano čitanje", gledanje filmova itd. Često pribjegavamo tome kada nemamo više snage za produktivan rad (ne brkati sa pravim odmorom i komunikacijom sa voljene osobe i prijatelji - veoma važne stvari). Ovo je „moljac“ koji jede naše vrijeme.
Dok težite uspjehu svog poslovanja, prije svega nastojite da izvršite zadatke koje definirate kao "važne" - prvo "hitne" (Tip I), a zatim "nehitne" (Tip II). Preostalo vrijeme se može posvetiti "hitnom, ali ne važnom" (tip III).
Treba naglasiti da većinu radnog vremena zaposlenika treba potrošiti na „važne, ali ne hitne” poslove (tip II). Tada će mnoge krizne situacije biti spriječene, a pojava novih prilika za razvoj poslovanja za vas više neće biti neočekivana.
Kada prvi put počnete da koristite predloženi sistem za određivanje prioriteta, najverovatnije ćete želeti da klasifikujete mnoge od ovih zadataka kao „važne“. Međutim, kako budete stekli iskustvo, počet ćete preciznije procjenjivati važnost određenog slučaja. Trebat će neko vrijeme da naučite kako koristiti sistem određivanja prioriteta. Gdje ga možete nabaviti? Najvjerovatnije ćete posao ovladavanja tehnikama upravljanja svojim vremenom svrstati u „važan, ali ne hitan“.
Kao što Stephen Covey (autor međunarodnog bestselera 7 navika visokoefikasnih ljudi) slikovito kaže, potrebno je da odvojite vrijeme da „naoštrite pilu“ kako bi se drva za ogrjev mogla brže sakupiti.
Parabola
Izvjesni čovjek je u šumi vidio drvosječu, koji je s teškom mukom potpuno tupom sjekirom sjekao drvo. Čovek ga upita:
- Dragi, zašto ne naoštriš svoju sjekiru?
“Nemam vremena da naoštrim sjekiru – moram sjeći!” jauknuo je drvosječa...
Stoga morate "dobrovoljno" izdvojiti određeno vrijeme za planiranje časova, odbijajući obavljati bilo koje manje važne stvari. Ako to možete učiniti, onda sljedeći put možete osloboditi još više vremena novim vještinama i iskoristiti ga da naučite nešto drugo. Tako ćete kroz odlučnost da poboljšate efikasnost svog rada postepeno oslobađati vrijeme za razvoj vaše lične produktivnosti.
Kriterijumi za određivanje prioriteta
Obično, kada procjenjujemo važnost konkretnog slučaja, važnim smatramo prije svega one stvari koje treba hitno (ili „juče“) uraditi. Akumulacija neispunjenih slučajeva i obećanja stvara probleme vašoj kompaniji, a stvara i neprijatna osećanja kod vas lično. Upravo sa takvim "hitnim" stvarima nastojimo da se pozabavimo pre svega. Ali faktor hitnosti ne bi trebao biti jedini faktor pri pisanju liste obaveza i određivanju redoslijeda po kojem bi se ona trebala ispuniti.
Iskustvo pokazuje da obavljanje (ili nerada) mnogo hitnih stvari ne utiče mnogo na vaše poslovanje, dok postoji mnogo nehitnih stvari koje mogu postaviti temelje za budući uspjeh. Stoga je pored hitnosti potrebno voditi računa o tome koliko ova ili ona stvar utiče na uspješnost poslovanja, odnosno utvrditi i uzeti u obzir njen značaj.
3. Mape uma ili mape uma
Ovo je razvoj Tonyja Buzana - poznatog pisca, predavača i savjetnika o pitanjima inteligencije, psihologije učenja i problemima mišljenja. Postoje i takvi prijevodi izraza "Mape uma" kao "Mentalne mape", "Mape razmišljanja", "Mape uma".
mape uma je metoda koja omogućava:
Efikasno strukturirati i obraditi informacije;
razmišljajte koristeći svoj kreativni i intelektualni potencijal.
Ovo je vrlo lijep alat za rješavanje zadataka kao što su prezentacije, donošenje odluka, planiranje vremena, pamćenje velikih količina informacija, brainstorming, introspekcija, razvoj složenih projekata, samoučenje, razvoj itd. 
Područja upotrebe:
1. Prezentacije:
za manje vremena dajete više informacija, dok vas bolje razumiju i pamte;
poslovne sastanke i pregovore.
2. Planiranje:
upravljanje vremenom: plan za dan, sedmicu, mjesec, godinu…;
razvoj složenih projekata, novih poslova…
3. Brainstorming:
generisanje novih ideja, kreativnost;
kolektivno rješavanje složenih problema.
4. Donošenje odluka:
jasna vizija svih prednosti i nedostataka;
uravnoteženija i promišljenija odluka.
4 Franklinova piramida
Ovo je gotov sistem planiranja koji vam pomaže da pravilno upravljate svojim vremenom i postignete svoje ciljeve. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amer. polit. figure. B. Franklin se odlikovao fantastičnom sposobnošću za rad i jedinstvenim osjećajem svrhe. Sa dvadeset godina napravio je plan da ostvari ciljeve za ceo život. Tokom svog života, sledio je ovaj plan, jasno planirajući svaki dan. Njegov plan za postizanje ciljeva zove se "Franklinova piramida" i izgleda otprilike ovako: 
1. Temelj piramide su glavne vrijednosti života. Možemo reći da je ovo odgovor na pitanje: „S kakvom ste misijom došli na ovaj svijet?“ Šta želiš od života? Kakav biste trag na Zemlji željeli ostaviti iza sebe? Postoji mišljenje da na planeti neće biti ni 1% ljudi koji bi ozbiljno razmišljali o tome. Drugim riječima, ovo je vektor smjera kretanja prema vašem snu.
2. Na osnovu životne vrednosti, svako sebi postavlja globalni cilj. Šta želi da postane u ovom životu, šta planira postići?
3. Master plan za postizanje ciljeva je fiksiranje specifičnih međuciljeva na putu do postizanja globalnog cilja.
4. Plan za jednu, tri, pet godina naziva se dugoročnim. Ovdje je važno odrediti tačne rokove.
5. Planirajte mjesec, a zatim sedmicu - ovo je kratkoročni plan. Što je promišljeniji, što ga češće analizirate i ispravljate, to će rad biti efikasniji.
6. Posljednja stavka u smislu postizanja ciljeva je plan za svaki dan.
5. Metoda "ABVGD"
ABCD metoda je efikasan način za određivanje prioriteta zadataka koje možete koristiti na dnevnoj bazi. Ova metoda je jednostavna i toliko efikasna da vas, ako se redovno i kompetentno koristi, može uzdići u rang najproduktivnijih i najproduktivnijih ljudi u vašem području djelovanja.
Snaga metode je u njenoj jednostavnosti. Evo kako to funkcionira. Počinjete tako što ćete napraviti listu svega što morate da uradite za naredni dan. Misli na papir.
Nakon toga stavite slovo A, B, C, D ili E ispred svake stavke na vašoj listi.
Tip zadatka "A" definira se kao najvažnija stvar u ovoj fazi, nešto što morate učiniti ili riskirati ozbiljne posljedice. Zadatak "A" može biti posjeta važnom klijentu ili pisanje izvještaja za svog šefa. Ovi zadaci predstavljaju prave, zrele žabe vašeg života.
Ako imate više od jednog "A" zadataka pred sobom, ocjenjujete njihov prioritet označavanjem A-1, A-2, A-3 itd. Zadatak A-1 je najveća i najružnija "žaba" od svih moraš da se nosiš.
Tip zadatka "B" definisan kao onaj koji ste trebali učiniti. Ipak, posljedice su, u slučaju njegove primjene ili neusklađenosti, prilično blage. Takvi zadaci nisu ništa drugo do "punoglavci" vašeg života. To znači da ako ne uradite kako treba, neko će biti nezadovoljan ili stavljen u nepovoljan položaj, ali u svakom slučaju, po važnosti, ovi zadaci ne odgovaraju izbliza zadacima tipa "A". Telefonski poziv o ne tako hitnoj stvari ili zaostatku e-pošte mogao bi biti suština zadatka tipa B.
Pravilo koje se morate pridržavati je: nikada ne započinjite zadatak tipa "B" dok još uvijek imate nedovršen zadatak "A". Nikada nemojte dozvoliti da vas "punoglavci" ometaju dok velika "žaba" čeka da bude pojedena!
Tip zadatka "B" definira se kao nešto što bi bilo sjajno učiniti, ali od čega ne treba očekivati nikakve posljedice, uradili to ili ne. Zadatak B može biti telefonski poziv prijatelju, šoljica kafe, ručak sa kolegom ili neka lična aktivnost tokom radnog vremena. Ovakvi "događaji" nemaju apsolutno nikakav uticaj na vaš rad.
Tip zadatka "G" se vrednuje kao posao koji možete delegirati nekom drugom. Pravilo u ovom slučaju je da drugima povjeravate sve što mogu, a time sebi oslobađate vrijeme na zadacima tipa "A" koje ste vi i samo vi u mogućnosti da obavljate.
Tip zadatka "D" je posao koji se može potpuno ukloniti sa vaše liste obaveza. To može biti zadatak koji je nekada bio važan, ali više nije relevantan ni za vas ni za druge. Često je to posao koji radite iz dana u dan, bilo iz navike ili pronalazeći zadovoljstvo u tome.
Nakon što ste se prijavili metoda "ABVGD" na svoju listu obaveza za taj dan, potpuno ste organizirali svoj posao i postavili pozornicu za brže obavljanje važnijih stvari.
Najvažniji uslov da bi ABCHD metoda zaista funkcionirala za vas je sljedeći zahtjev: započnite zadatak A-1 bez odlaganja, a zatim radite na njemu dok se u potpunosti ne završi. Iskoristite svoju snagu volje da započnete i nastavite raditi na svom najvažnijem zadatku u ovom trenutku. Uhvatite svoju najveću "žabu" i "pojedite" je bez zaustavljanja do poslednjeg zalogaja.
Sposobnost da analizirate svoju listu zadataka za dan i istaknete zadatak A-1 poslužit će vam kao polazna tačka za postizanje zaista velikog uspjeha u vašim aktivnostima, povećati vaše samopoštovanje, ispuniti vas samopoštovanjem i osjećajem ponosa u vašim dostignućima.
Kada steknete naviku da se u potpunosti koncentrišete na svoj najvažniji zadatak, odnosno zadatak A-1 - drugim riječima, na jedenje vaše glavne "žabe" - naučit ćete raditi dvostruko ili čak tri puta više od ljudi oko vas.
6. Prvo pojedite žabu
Od teškog ka lakom
Verovatno ste čuli pitanje: "Kako biste pojeli slona?" Odgovor je, naravno,: "U komadima." A kako biste pojeli svoju najveću i najružniju "žabu"? Na isti način: podijelili biste ga na određene korak-po-korak akcije i krenuli od prve.
Započnite svoj radni dan najtežim zadatkom i završite ga što je brže moguće. To će vam pomoći da shvatite da imate još puno posla, a da je vrijeme radnog dana ograničeno. Ako prvo uradite najtežu stvar, to će vam dati ogroman osjećaj postignuća. Koristite ovo pravilo svakodnevno i vidjet ćete koliko energije dobijate i koliko efikasno prolazi vaš radni dan. Neprestano odgađanje problematičnog zadatka do kraja dana ionako će vas dovesti do toga da o njemu razmišljate cijeli dan i spriječit će vas da se fokusirate na druge zadatke! Prvo pojedite žabu, a zatim nastavite jesti slona dio po dio!
Alati za planiranje vremena
Planirajte svoj dan unaprijed.
Kroz planiranje prenosimo
budućnost u sadašnjost i tako imamo
prilika da se nešto uradi
o njemu sada
Alan Lakin
Glavne generacije "planera"
Danas poznate tehnologije i sredstva organizacije radnog vremena mogu se podijeliti u nekoliko generacija – razlike su ovdje u principima fiksiranja informacija i tehnici korištenja.
Do 20. vijeka planiranje radnog vremena obavljalo se primitivnim metodama: dopisima, listama obaveza i sl. Početkom prošlog stoljeća, uz razvoj poslovanja, uveliko su se koristili novi alati za olakšavanje rada menadžera. planiranje vremena.
Ideja da se kućni kalendar prilagodi za kancelarijski rad nastala je u 19. veku i materijalizovana u obliku preklopnog kalendara 1870. godine. Za svaki dan bila je dodijeljena jedna stranica kalendara na kojoj su bili naznačeni dan, mjesec i godina. Dostupnost slobodnog prostora za bilješke omogućila je vođenje potrebnih bilješki: pregovore, sastanke, troškove, sastanke. Skoro stoljeće, stolni kalendar je bio glavni alat za upravljanje vremenom za menadžere.
Rezultat poboljšanja preklopnog kalendara bio je dnevnik i nedjeljnik. Dnevnik je preklopni kalendar u obliku zgodne bilježnice različitih formata. Dnevnik možete ponijeti sa sobom na sastanke i poslovna putovanja.
Sedmični dnevnik se pokazao još zgodnijim za menadžera, u kojem je bilo moguće planirati radnu sedmicu i dan, kontrolirati izvršavanje snimljenih zadataka, analizirati utrošeno vrijeme (od kada se pojavio raspored radnog dana po satu), više brza pretraga informacije (na kraju krajeva, sada su grupisane po 52 sedmice, a ne po 365 dana). Osamdesetih godina prošlog vijeka nedjeljnici su praktično zamijenili preklopne kalendare i postali toliko rašireni da su postali element poslovnog stila preduzeća.
Dizajnerska ideja da se kalendar, notes i telefonski imenik kombinuju u jednom praktičnom alatu uspešno se materijalizovala davne 1921. godine u obliku „organizatora“ (od engleskog organizatora). Naknadno poboljšanje alata izvršeno je promjenom formata, dizajna, kvalitete papira i vanjske obrade. Ovdje su u jednom alatu objedinjeni uređaji za skladištenje informacija i tehnička sredstva (kalendar, notes, adresar i telefonski imenik, držač za vizit karte, olovka, mikrokalkulator). Istovremeno, nije postojala jasna klasifikacija i sistematizacija evidencije.
Čuveni "menadžer vremena" nastao je u Danskoj 1975. godine. Implementirao je ideju ciljanog planiranja osobnih rezultata na temelju tipičnog klasifikatora funkcija („ključni zadaci“) i tehnologije za implementaciju globalnih događaja („zadaci slona“). Istovremeno, ispostavilo se da je upotreba „menadžera vremena“ prihvatljiva samo za ljude koji su po prirodi organizovani i disciplinovani, štoviše, za obuku i sticanje potrebni su značajni finansijski troškovi.
Ipak, naziv ove vrste "organizatora" - "time manager" - postao je poznat i danas označava opšti pristup aktivnom korišćenju vremena kao menadžerskog resursa.
Razvoj naučnog i tehničkog napretka poslednjih decenija doveo je do stvaranja elektronskih alata za planiranje vremena koji su fundamentalno novi sa tehnološke tačke gledišta: elektronski notebook, različiti PC servisni programi, mobilni telefoni, pametni telefoni itd.
Najbolje moderne tehnologije upravljanja vremenom:
1.Trello je besplatna web aplikacija za upravljanje projektima u malim timovima. Trello vam omogućava da radite produktivnije u bližoj saradnji. Trello su ploče, liste i mape koje vam omogućavaju da organizirate i odredite prioritete projekata na zabavan, fleksibilan i lako prilagodljiv način.
2. Evernote je web servis i set softvera za kreiranje i pohranjivanje bilješki. Bilješka može biti dio obogaćenog teksta, cijela web stranica, fotografija, audio datoteka ili rukom pisana bilješka. Bilješke također mogu sadržavati priloge s drugim vrstama datoteka. Bilješke se mogu sortirati u sveske, označiti, uređivati i izvoziti.
Malo je vjerovatno da postoji neko ko barem jednom nije shvatio da je vrijeme najvažniji resurs. Štaviše, takođe je nezamenljiv. Stoga je pravilno upravljanje vremenom ključ uspjeha u svakom poduhvatu, kao i potrebne profesionalne vještine. Ali upravljanje vremenom ponekad nije tako lako, posebno kada je na dnevnom redu nekoliko zadataka. Ovo je čitava nauka, ima svoje tehnike i metode, testirane i dokazano efikasne. I oni su primjenjivi u bilo kojoj oblasti djelatnosti, naravno, posao nije izuzetak.
Prije svega, kada planirate svoje vrijeme, zapamtite da ovdje, kao i drugdje, vrijedi Pareto princip, odnosno 20% vašeg vremena daje 80% ukupni rezultat. Na osnovu toga možete graditi svoje planove i planirati aktivnosti. Ako govorimo o metodama upravljanja vremenom, onda one uključuju:
Eisenhower Matrix
Imate puno posla, ali vrijeme je ograničeno. Šta treba učiniti u ovom slučaju i odakle početi? Očigledno, sa najvišim prioritetom. Metoda rangiranja zadataka prema njihovoj važnosti i hitnosti pripisuje se Dvajtu Ajzenhaueru, koji je imao naviku da zapisuje svoje zadatke sa fokusom na njihov prioritet. Po njemu je nazvana tabela u kojoj se evidentiraju svi slučajevi za određeni vremenski period i može izgledati ovako.
Hajde da analiziramo koji slučajevi će se primijeniti na odgovarajuće ćelije.
Ćelija A: "važno i hitno"
To su zadaci čiji će neuspjeh značajno utjecati na stanje vaših poslova, a čije izvršenje ima određeni rok. To može biti, na primjer, sastanak s novim klijentom, podnošenje dokumenata poreznoj upravi, isporuka hitnih naloga. To su slučajevi koji su obavezni i nemaju mogućnost izbora. U suprotnom - kolaps.
Ćelija B: "važno, ali nije hitno"
Svaka osoba ima takve zadatke: oni možda ne izazivaju veliki stres, ne zahtijevaju mnogo truda, ali ih ne smijemo napuštati, inače se slijevaju u kategoriju važnih i hitnih. To su zadaci koji vas vode do strateškog cilja poslovanja, pa je njihova važnost neosporna, mogu uključivati uvođenje novih ideja za rad, razvoj novih proizvoda, pronalaženje kupaca putem hladnih poziva. Odnosno, ti procesi su zapravo kontinuirani, i nemaju rok za završetak, ali ako ih odgodite za kasnije, onda će vam s vremenom svi transferi izaći naopako.
Ćelija B: "nije važno, ali hitno"
To su zadaci kojih se ne možete riješiti, mogu se pojaviti svaki dan, ali nemaju puno smisla. Ovo je komunikacija sa dugogodišnjim klijentom o nebitnim zahtjevima, prikupljanju pošte i ostaloj rutini. Nemoguće je to ne učiniti, ali opipljive koristi od toga se ne vide često.
Ćelija D: "nije važno i nije hitno"
Ovdje možete unijeti sve aktivnosti koje nam gube vrijeme, donose zadovoljstvo, ali škode poslovima svih ostalih ćelija, ako predugo traje. Neće reći da je ubijanje vremena strogo zabranjeno, ali čim se izgubi osjećaj za mjeru, ostali slučajevi pate.
Glavna stvar je ne brkati hitne stvari sa važnim. Često ono što treba da uradimo što pre zaista nije bitno i ne utiče na uspeh kompanije u celini. Ali stvari koje nisu hitne mogu odigrati najvažniju ulogu.
Umne karte
O tome smo već pisali u prethodnim člancima. Ovo je siguran način da očistite svoj um. Često se koriste za učenje nečeg novog, generiranje ideja, ali i pomažu u rješavanju slučajeva koje ste nakupili. U mapama uma možete zapisati sve zadatke za dan ili godinu, povezati ih prema značenju, odrediti im prioritete i još mnogo toga. Istovremeno, ne postoji kruta struktura, možete razviti svoju, što će biti jasno samo vama.
Metoda švajcarskog sira
Većina zadataka se može podijeliti na podzadatke, neki su teži, neki jednostavniji, a ponekad se ispostavi da se za efikasnije rješenje mogu zatvoriti nelogičnim redoslijedom. Zamislite da je cijeli problem komad sira u kojem možete napraviti rupe, rešavanje malih problema. Nakon što napravite dovoljno rupa, težina cijelog zadatka postaje mnogo manja i lakše ćete ga završiti. Na primjer, kada pripremate prezentaciju, možete prvo pripremiti njen plan, zatim odabrati ilustracije, napraviti jedan od blokova u sredini, a ostalo postaje stvar tehnike, jer je u siru već napravljen dovoljan broj rupa. .
"Pojedi žabu" i "ABVGD" metoda
Kada počnete da radite svoje svakodnevne zadatke, počnite sa najtežim. Kada završite zadatak koji vas je najviše mučio na početku dana, sve ostale vam je lakše riješiti, javlja se osjećaj zadovoljstva i smirenosti, a povećava se produktivnost pri obavljanju jednostavnijih zadataka, što ne bi bio slučaj. ako je onaj najneugodniji visio nad tobom cijeli dan.
Ako najvažnije uzmemo kao najteže, onda će i biti metoda "ABVGD", čija je implementacija izuzetno jednostavna. Zapišite sve svoje zadatke i pored svakog stavite slova od A do D i dalje po abecednom redu, gdje je A najvažniji zadatak koji će, ako ga ne uradite, donijeti najveće probleme vama i vašoj kompaniji. Ako postoji nekoliko takvih zadataka, označite ih kao A1, A2 itd., ova grupa će također imati svoju gradaciju. Postepeno precrtavajući sve slučajeve, počinjete ubrzavati, jer sa obavljenim zadacima A-grupe imate manje hitnih problema.
Za implementaciju ovih metoda postoji niz pogodnih . Oni će vam pomoći da organizirate sve svoje poslove, podijelite ih sa kolegama i povećate produktivnost tima. Koristite ove tehnike, držite stvari pod kontrolom i moći ćete učiniti mnogo više nego inače.
Ne propustite:
Svi želimo obaviti stvari na vrijeme i biti produktivni. Ali u stvarnosti odgađamo važne stvari, a onda se zgrozimo brojem stavki na listi zadataka - i opet sve odlažemo. Autor knjige "Nova godina odugovlačenja" nudi ABCHD metodu, koja će vam omogućiti da odredite prioritete.
Razlika između ABVGD metode je u tome što uspostavljate sistem za rangiranje zadataka, koji zatim sistematski radite. Ova metoda se razlikuje od drugih po tome što se čini da ste jedan od onih ljudi koji imaju dugu listu zadataka.
Zadatke "A" morate raditi svaki dan. Oni su slični MIT-u jer postoje ozbiljne negativne posljedice ako ih ne radite. Zadaci "B" - važni, ali se ne smatraju obaveznim za određeni dan. Njima se treba baviti tek nakon završetka svakog zadatka sa “A” liste.
Zadatke "B", u principu, bilo bi dobro izvršiti, ali nisu povezani s posebnim negativne posljedice ili gust raspored.
Zadatke "G" treba delegirati nekom drugom. Oni su važni, ali ne zahtijevaju vašu direktnu intervenciju ili djelovanje.
Zadatke "D" treba u potpunosti precrtati sa liste. Ovdje stupa na snagu pravilo 80/20. Ako tokom vašeg sedmičnog ili mjesečnog pregleda odlučite da nešto nema smisla, jednostavno to izbacite iz svog života. A koje stvari trebate planirati, možete pročitati.
Često odugovlačimo jer se osjećamo preopterećeno. Ali davanjem prioriteta stvarima, otkrit ćete koje su one zaista važne i trebaju pažnju svaki dan. Kada osjetite početak odugovlačenja pri pogledu na stavku na vašoj listi obaveza, to je siguran znak da tu stavku treba precrtati.
Konačno, ne zaboravite na važnost svakodnevne navike. Čak i ako zadatak nije "hitan", on je i dalje važan za vaš dugoročni uspjeh. Pobrinite se da bude dodan na vašu listu dnevnih obaveza. Na primjer, moja svakodnevna navika pisanja uopće nije toliko kritična za vrijeme. Ali ipak, uvijek ga smatram zadatkom „A“, jer on postavlja temelj svih mojih dostignuća u online poslovanju, ciglu po ciglu. Da pišem, ne oslanjam se na princip "nalaženja vremena". Umjesto toga, svaki dan dajem prioritet i upravljam svojim vremenom.
injekcija navika
ABCHD metoda je posebno efikasna ako se koristi svakodnevno. Evo najjednostavniji način formiranje ove navike
1. Provedite pet minuta svake večeri u navici određivanja prioriteta. (To možete učiniti odmah nakon što obratite pažnju na naviku praćenja.)
2. Analizirajte svoje projekte i odredite koje od njih treba završiti sutra.
3. Zapišite sve padeže i pored svakog stavite željeno slovo.
4. Prepišite zadatke po abecednom redu prioriteta na drugom komadu papira.
5. Počnite svaki dan sa zadacima A. Pređite na manje važne stvari tek nakon što završite one važne.
6. Pregledajte svoje postupke tokom mjesečnog procesa pregleda i uvjerite se da ne radite stvari koje se mogu izbrisati ili delegirati.
Svako od nas ima svoje prioritete. Teškoća je razviti sistem za identifikaciju najvažnijih zadataka na dnevnoj bazi. Sa ABCD metodom možete započeti svaki dan sa jasnom listom stvari koje treba uraditi, već raspoređenim po prioritetu.
