Potrebu označiť „Na oficiálne použitie“ na dokumentoch a publikáciách obsahujúcich vlastnícke informácie s obmedzenou distribúciou určuje dodávateľ (vývojár) a oficiálny podpis alebo schválenie dokumentu. Uvedená značka a číslo kópie sú umiestnené v pravom hornom rohu prvej strany dokumentu, na obálke a titulnej strane publikácie, ako aj na prvej strane sprievodného listu takýchto dokumentov. Používanie iných obmedzujúcich značiek alebo pečiatok je zakázané Predpisy o postupe pri zaobchádzaní s oficiálnymi informáciami s obmedzenou distribúciou vo federálnych výkonných orgánoch. Schválené nariadením vlády Ruská federácia zo dňa 3. novembra 1994 N 1233..
Prijímanie a účtovanie (evidovanie) dokumentov obsahujúcich oficiálne informácie s obmedzenou distribúciou spravidla vykonávajú štrukturálne jednotky poverené prijímaním a evidenciou neutajovanej dokumentácie.
Dokumenty označené „Na úradné použitie“:
- - vytlačené v strojárskom úrade. Na zadnej strane posledného listu každej kópie dokladu musí pisár uviesť počet vytlačených kópií, priezvisko výkonného umelca, jeho priezvisko a dátum vytlačenia dokladu. Vytlačené a podpísané dokumenty spolu s konceptmi a verziami sa odovzdajú na evidenciu zamestnancovi, ktorý ich eviduje. Koncepty a verzie likviduje tento zamestnanec, pričom skutočnosť zničenia sa odráža v účtovných formulároch;
- - sa berú do úvahy spravidla oddelene od neutajovanej dokumentácie. Ak je objem takýchto dokumentov malý, je dovolené o nich viesť evidenciu spolu s inými neutajovanými dokumentmi. Do registračného indexu dokumentu sa pridá značka „DSP“;
- - po zaevidovaní sa proti podpisu odovzdajú zamestnancom oddelenia;
- - sú preposlané tretím stranám kuriérska služba, doporučená alebo cenná pošta;
- - rozmnožovať (rozmnožovať) len s písomným súhlasom príslušného vedúceho. Povolenie sa vydáva na poslednom hárku (na zadnej strane) reprodukovaného dokumentu. Účtovanie duplicitných dokladov sa vykonáva po jednej kópii;
- - uložené v bezpečne uzamknutých a zapečatených skriniach (boxy, sklady).
Ak je potrebné zaslať dokumenty označené „Na úradné použitie“ na viacero adries, zostaví sa korešpondenčný register, v ktorom sú počty kópií odosielaných dokumentov uvedené podľa adresy. Distribučný index podpisuje vykonávateľ a vedúci štrukturálnej jednotky, ktorá dokument pripravila.
Vybavené dokumenty označené „Na úradnú potrebu“ sú zoskupené do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov nezaradenej kancelárskej práce. Zároveň je na obale puzdra, v ktorom sú takéto dokumenty umiestnené, označenie „Na úradné použitie“.
Likvidácia spisov a dokumentov označených „Na úradné použitie“, ktoré stratili praktický význam a nemajú historickú hodnotu, sa vykonáva podľa zákona. V účtovných tlačivách sa o tom uvádza poznámka s odkazom na príslušný zákon.
Prenos dokumentov a spisov označených „Na úradné použitie“ z jedného zamestnanca na druhého sa vykonáva so súhlasom príslušného vedúceho.
Pri zmene zamestnanca zodpovedného za evidenciu dokumentov s označením „Na úradné použitie“ sa vystavuje potvrdenie o prijatí týchto dokumentov, ktoré schvaľuje príslušný vedúci.
Kontrolu dostupnosti dokumentov, spisov a publikácií označených „Na úradnú potrebu“ vykonávajú najmenej raz ročne komisie vymenované na príkaz prednostu. Takéto provízie musia zahŕňať zamestnancov zodpovedných za zaznamenávanie a uchovávanie týchto materiálov.
V knižniciach a archívoch, kde sa sústreďuje veľké množstvo publikácií, spisov a iných materiálov označených „Na úradné použitie“, je možné skontrolovať dostupnosť aspoň raz za päť rokov.
Výsledky kontroly sú zdokumentované v dokumente.
Vedúci organizácie je upozornený na stratu dokumentov, súborov a publikácií obsahujúcich vlastnícke informácie s obmedzenou distribúciou alebo na zverejnenie týchto informácií a vymenuje sa komisia na prešetrenie okolností straty alebo zverejnenia. Výsledky vyšetrovania sa oznámia vedúcemu, ktorý komisiu vymenoval.
O stratených dokumentoch, spisoch a publikáciách označených „Na úradné použitie“ sa vyhotovuje protokol, na základe ktorého sa vyhotovia príslušné poznámky v účtovných formulároch. Zákony o stratených spisoch trvalého uloženia sa po ich schválení prenášajú do archívu na založenie do spisu fondu.
Keď sa z dokumentov, spisov alebo publikácií, ako aj z účtovných formulárov odstráni značka „Na úradné použitie“, urobia sa príslušné značky a budú informovaní všetci príjemcovia, ktorým boli tieto dokumenty (publikácie) zaslané.
Požiadavky odsekov tohto postupu sa vzťahujú aj na vymeniteľné počítačové pamäťové médiá obsahujúce informácie s obmedzenou distribúciou. Médiá používané na zaznamenávanie chránených informácií sa musia brať do úvahy pri správe záznamov na oddelení. Magnetické médium je označené evidenčným číslom, poznámkou „Na úradné použitie“, dátumom a podpisom pracovníka zodpovedného za záznam média.
VIDEOREKORDÉR,-a, m.magnetofón, ktorý zaznamenáva a reprodukuje zvuk a obraz. II adj. videorekordér,-och, -och.
VIDEOPIRÁTSTVO,-a, porov. Nelegálna reprodukcia a požičiavanie videí.
VIDEOKNIŽNICA-i, f. Inštitúcia, ktorá zbiera a uchováva videofilmy, ako aj zbierku samotnú.
VIZ, Vidím, vidíš; videný; videný nesov. 1. Mať schopnosť vidieť. Dobre. Sovy vidia v noci. 2. niekto alebo niečo. Vnímať zrakom. V. hory v diaľke. 3. koho (čoho). Urobte si s niekým stretnutie. Včera som ho videl s kamarátmi. Som rád, že ťa vidím. 4. čo. Pozorovať, prežívať. Za svoj život som toho videl veľa. 5. čo. Uvedomovať si, vnímať. B. tvoja chyba. V. v s. vaše volanie. Vidíte, mal som pravdu (t.j. súhlas, priznajte sa). 6. So slovami „sen“, „vo sne“: predstavte si vo sne. 7. niekto alebo niečo. Vnímať intelektuálne a vizuálne (hra, film, herecký výkon), sledovať (v 3 významoch). V. predstavenie v novej inscenácii. B. cirkusové predstavenie. V. Smoktunovskij v "Hamletovi". 8. pozri (pozri), úvodný, ďalší. Použitie ak chcete na niečo upozorniť, niečo zdôrazniť. (často s nádychom odsúdenia, nedôvery, irónie). Vidíš, je mu trochu zle. * Vidíš, vidíš, úvod. ďalšie slovo je rovnaké ako vidieť (v 8 významoch). Vidíš, nemá čas volať. Boh vidí (hovorovo) - dôvera vo svoju správnosť, božstvo. II sovy vidieť, vidieť, vidieť; -sk (na hodnoty 2,3,4,5 a 7). * Uvidíte (uvidíte) (hovorovo) - varovanie pre partnera: budúcnosť ukáže, že mám pravdu, že sa to stane. Tam uvidíme (hovorovo) - to isté, čo tam bude vidieť. II násobok vtlačiť,-al (na hodnoty 2, 3, 4 a 7). II podstatné meno vízia,-Ja, St (do 2 významov; špeciálne). Prístroje na nočné videnie.
VIZ, Vidím ťa, ty vidíš mňa, je mi to jedno. I. Byť viditeľný, prezentovať sa oku. V diaľke vidno lode. 2. s kým. Vidieť sa, stretnúť sa. Vidieť priateľov. 3. Zaveďte sa do predstavivosti. Minulosť je vidieť. 4. (1 a 2 l. nevyužité). Byť si vedomý, byť videný. Riešenie je vidieť v nových riešeniach. II sovy Maj sa, Uvidíme sa, uvidíme sa, snívať-Hľadám, -Idem (na 1 a 3 číslice) a stretnúť sa, Uvidíme sa, uvidíme sa (2. význam; hovorový).
VIDITEĽNOSŤ,-i, f. 1.. vidieť viditeľné. 2. Schopnosť vidieť (v 2 hodnotách). Dobre v. Horizontálne, vertikálne c. (počas letu). 3. Vzhľad, výhodný. klamlivý (hovorový). B. blahobyt. * zrejmeúvodný sl. (hovorovo) - zrejme, pravdepodobne.
VIDITEĽNÉ,-aya, -oe; -ich. 1. Viditeľné. Do sveta. 2. Nápadné, zrejmé. S viditeľnými rozpakmi. Viditeľná záležitosť (samozrejme, samozrejme; jednoduchá). 3. plný f. Zjavný, vonkajší. Jeho sympatie sú len viditeľné. 4. zrejmeúvodný sl. Zdá sa, že zrejme. Zrejme o tom ešte nevieš? * Viditeľne-neviditeľne(hovorovo) - veľa. Ľudia boli viditeľní a neviditeľní. II podstatné meno viditeľnosť,-i, f. (do 3 číslic). Pre viditeľnosť (pre vytvorenie len vonkajšieho dojmu, pre vzhľad; jednoduché).
MAJ SA(-jem, -jem, 1 a 2 litre sa nepoužívajú.), -jem; nesov. Byť viditeľný, viditeľný okom. V diaľke je vidieť les.
PROMINENTNÝ,-aya, -oe; viditeľné, viditeľné, viditeľné, viditeľné a (zastarané) viditeľné. 1. Viditeľné, viditeľné. Dom je viditeľný už z diaľky. Na viditeľnom mieste (aby to všetci videli, odkiaľkoľvek). 2. viditeľný (-dna, -dno, -dny a -dny), význam. rozprávka Vidieť, cítiť, cítiť. Úspech je viditeľný. V jeho slovách je lož. 3. prevod, plný f. Významné, slávne. Výrazné postavenie. V. vedec. 4. prevod (tiež - spodok). Vysoký, majestátny. V. človek. Viditeľný sám sebou, 5. viditeľný, niekto-čo a so spojkou „ako“, význam. rozprávka Je možné vidieť (v 2 čísliciach). Odtiaľ môžete jasne vidieť cestu. Nie je ťa vidieť, ukáž sa. Môžete vidieť, ako loď odpláva. 6. zrejme, vo význame. rozprávka Dá sa to pochopiť, pochopiť. Je zrejmé, že klame. Starší vedia lepšie (starší vedia lepšie, čo majú robiť). 7. zrejme, úvodný. sl. Zdá sa, že pravdepodobne (hovorovo). Zrejme budem musieť odísť. * Ako zrejme úvodný sl. - Musíme to uzavrieť, ukázalo sa. Zdá sa, že veci idú dobre! Tam to sa uvidí (hovorovo) - budúcnosť ukáže, ako sa veci vyvinú, čo sa stane.
ŠPECIFICKÉ pozri pohľad.
MODIFIKÁCIA,-i, priemer 1 cm upraviť. 2. Variant, odroda, predmet alebo jav, ktorý sa objavuje v inej, zmenenej kvalite, pričom si zachováva svoj základ, podstatu. Projekt má viacero úprav. Menšie úpravy v programe.
UPRAVIŤ,-nu, -nish; -nyenny (-yon, -ena); Sov., že. Urobiť zmeny, čiastočne zmeniť. V. plán. II Nesov. upraviť,-jaj, -jaj. II podstatné meno úprava, -i, porov.
ZMENA,- dobre sa cítim, - dobre sa cítim;
sovy Zmena vo vzťahu k jednotlivostiam, jednotlivým znakom. II Nesov. zmeniť,-Som, -Som.
HĽADÁČEK,- Ja, m. (špecialista.). Optické zariadenie vo fotoaparáte alebo videokamere na určenie hraníc obrazu.
VIZ pozri pozri.
VISA,-y, w. 1. Úradnícka značka na doklade. Odošlite vízum. 2. Povolenie na vstup, výstup alebo prechod cez krajinu, ako aj poznámka v pase ako znak takéhoto povolenia. II adj. víza, oh, oh. V. režim.
Sú zaznamenané značkami, ktoré pomáhajú určiť, kde sa momentálne nachádza a v akom štádiu je.
Označte pri prijatí dokumentu organizáciou
Po prijatí je označený prvá známka, zaznamenávajúc skutočnosť a čas jeho prijatia v tejto organizácii, a to špeciálnym raziacim strojom alebo ručne pečiatkou. Pozostáva zo skráteného názvu organizácie, kde bol dokument prijatý, dátumu prijatia a čísla účtu (indexu) došlého účtu.
Dátum prijatia je dôležitým vyhľadávacím prvkom a začiatkom lehoty na vyhotovenie prijatého dokumentu. Od tohto dátumu sa na dokument prihliada v práci inštitúcie a inštitúcia zodpovedá za prijatý dokument. Číslo došlého účtu je možné použiť na vyhľadanie dokladu pri kancelárskej práci a navyše slúži na evidenciu počtu prijatých dokladov za mesiac, štvrťrok alebo rok. Prevzatie dokladu sa odporúča vyznačiť v spodnom poli dokladu.
Pri dokumentoch prijatých faxom alebo počítačovou poštou sa automaticky zaznamenáva dátum a čas ich prijatia.
ID elektronickej kópie dokumentu
Ak je dokument vložený do pamäte zariadenia alebo vytvorený v počítači, na papierový dokument sa na tento účel vytvorí špeciálna značka. Identifikátor elektronickej kópie dokumentu je značka (päta) umiestnená v ľavom dolnom rohu každej strany dokumentu a obsahujúca názov súboru na počítačovom médiu, dátum a ďalšie vyhľadávacie údaje nainštalované v organizácii.
Rozhodnutie
Po úvodnej sa odošle na posúdenie vedúcemu (organizácii alebo štruktúrnej jednotke). Výsledok úvahy sa premietne do uznesenia.
Rozhodnutie- „nápis na dokumente vyhotovenom úradníkom a obsahujúci prijaté rozhodnutie“. Konsoliduje príkaz manažéra týkajúci sa problému vyjadreného v dokumente. Je to ako malý administratívny dokument vypracovaný na prijatom dokumente. Z konkrétnosti a jasnosti uznesenia a správna voľba Výkonný pracovník závisí od kvality úlohy a včasnosti dokončenia. Na uznesenie sa vzťahujú rovnaké požiadavky ako na akýkoľvek administratívny dokument: jasnosť, konkrétnosť, stručnosť. Uznesenie pozostáva z týchto prvkov: text, podpis, dátum. Text uznesenia môže byť zo svojej podstaty dvojaký. Uznesenia obsahujúce riešenie problému (napríklad „Zapísať sa“, „Prideliť 300 000 rubľov“, „Odmietnuť“) alebo označenie postupu prípravy problému. V druhom prípade musí text uznesenia obsahovať tri časti: kto je poverený - priezvisko a iniciály exekútora, čo sa poveruje - povaha a postup pri riešení otázky, lehota na vykonanie exekúcie.
Ak je v uznesení uvedených niekoľko vykonávateľov, potom osoba uvedená ako prvá je zodpovedná za vykonanie dokumentu a organizuje prácu ďalších spoluvykonávateľov, ktorí sa na pokyn manažéra podieľajú na riešení problému. Za priezviskom sa zvyčajne uvádzajú iniciály interpreta.
Ak je lehota na vyhotovenie dokumentu štandardná alebo je uvedená v samotnom texte dokumentu, a teda nie je potrebné ju v uznesení špecificky uvádzať, môže konateľ do uznesenia uviesť iba meno. exekútora (vykonateľov) s iniciálami, postup prípravy vydania, podpis a dátum.
Uznesenie sa prenáša do registračného formulára a je často podkladom pre prevzatie dokumentu pod kontrolu. V tomto prípade sa lehota na vyhotovenie listiny berie z uznesenia.
V niektorých prípadoch, keď na dokumente nie je voľné miesto alebo je uznesenie vyhotovené vo forme samostatného pokynu, je možné uznesenie vyhotoviť na samostatnom hárku papiera, zvyčajne formátu A6 alebo A7 s uvedením evidenčného čísla. a dátum dokumentu, ktorého sa uznesenie týka
Kontrolná značka
Ak dokument vyžaduje vykonanie a je pod kontrolou, umiestni sa naň kontrolná značka v tvare písmena „K“ (kontrola) alebo slova „Kontrola“. Táto značka môže byť aplikovaná gumovou pečiatkou alebo ručne napísaná jasne červenou, modrou alebo zelenou ceruzkou.
Jeho účelom je pripomenúť interpretovi, že dokument má pod kontrolou.
Poznámka o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do spisu
Konečná značka na dokumente je značka vykonania. Prilepí sa ihneď po vyriešení problému nastoleného v dokumente alebo po odoslaní odpovede. Značka o vyhotovení dokladu je dôležitá najmä na účtovných dokladoch. Všetky doklady priložené k došlým a odoslaným hotovostným príkazom, ako aj doklady, ktoré slúžili ako základ pre výpočet miezd, teda podliehajú povinnému stornovaniu pečiatkou alebo ručne písaným nápisom „Prijaté“ alebo „Zaplatené“ s uvedením dátumu (deň, mesiac , rok).
Značka dokončenia označuje, že práca na dokumente bola dokončená. Po vykonaní tejto značky sa dokument založí do spisu. Značka môže obsahovať odkaz na dátum a číslo dokumentu označujúce jeho vyhotovenie, alebo ak taký neexistuje, stručná informácia o exekúcii slová „V spise“, číslo tejto veci, podpis a dátum. Značku podpisuje a datuje vykonávateľ, ktorý s dokumentom pracoval, alebo vedúci štrukturálneho útvaru. Táto rekvizita je umiestnená v ľavej dolnej časti ihriska.
Dokumenty pochádzajúce z veľkých inštitúcií sú označené menom pracovníka, ktorý dokument pripravil. Táto značka vám umožňuje v prípade potreby rýchlo kontaktovať dodávateľa, ktorý dobre pozná všetky nuansy problému a môže poskytnúť všetky informácie, ktoré vás zaujímajú. Značka obsahuje iniciály a priezvisko interpreta a jeho telefónne číslo. Keďže však značka znamená adresu interpreta, odporúča sa uviesť nielen priezvisko, ale aj celé meno a priezvisko. To zefektívni komunikáciu a pomôže vám zdvorilo nadviazať kontakt s účinkujúcim.
Označenie interpreta môže byť umiestnené na prednej aj zadnej strane posledného listu dokumentu na ľavej strane v dolnom okraji.
Pri umiestňovaní tohto detailu sa dodržiavajú nasledujúce pravidlá: ak sa má dokument reprodukovať, značka je uvedená na prednej strane posledného listu dokumentu (inak budete musieť urobiť kópie oboch strán listu) .
Na dokumentoch, ktoré si vyžadujú špeciálne účtovníctvo, je počet vyrobených kópií uvedený pod menom výkonného umelca.
Dokumenty označené obmedzeniami prístupu uvádzajú nielen počet kópií, ale aj adresu každého z nich.
