Заповедите са важни регулаторни актове на компанията, въз основа на които се правят различни промени в работния процес на служителите на компанията. Следователно служителите трябва да се запознаят с определени заповеди срещу подпис.
За да направите това, подписът може да бъде поставен директно върху поръчката. Ако е необходимо да се запознаят голям брой служители с документа, тогава за това се използва лист за запознаване.
Лист, потвърждаващ, че служителите са запознати със заповедта, се използва само ако е необходимо да се получат подписи от много граждани. Например, ако поръчката се отнася за голям отдел или голяма група служители.
Опознавателният лист е приложение към поръчката.
Ако в бъдеще възникнат конфликти между ръководителя на компанията и служителите, този документ служи като доказателство, че работодателят е изпълнил всички законови изисквания.
Листът може да бъде предоставен за проверка в инспекцията по труда или съда. Ето защо ръководството на предприятието трябва да се погрижи за навременното събиране на подписите на всички служители.
За целта се избират посочените в заповедта служители. Ако по различни причини гражданите отсъстват от работа, трябва да изчакаме завръщането им, след което подписват документа.
Какво се случва, ако листът не е подписан?
Ако работодателят не може да докаже, че служителят на компанията е бил уведомен за съдържанието на дадена поръчка, това може да доведе до негативни последици за ръководителя на компанията в бъдеще.
Поръчките могат лесно да бъдат оспорени в съда или отменени. Често самите служители отказват да подпишат листа, запознавайки се със съдържанието на заповедта.
Как да формализирам, че служителят е запознат с поръчката? Отговор във видеото:
В този случай мениджърът може да привлече служителя към дисциплинарна отговорност или дори принудително да го уволни. Но това е възможно само ако служителят няма убедителна причина, тъй като ако заповедта нарушава изискванията на закона, тогава гражданинът може да откаже да я подпише.
Правила за запознаване на служителите с реда
Заповедта се представя със служебна заповед на ръководителя на фирмата.
Правилата за неговото съставяне включват:
- извършва се изключително в писмена форма;
- съдържа основна информация за промените, които се правят в работата на служителите;
- може да се отнася до различни области на компанията;
- формира се от името на ръководителя на дружеството;
- може да подлежи на промяна;
- Не се допуска документът да нарушава законовите изисквания или правата на служителите.
Всички служители трябва да са запознати със съдържанието на тази заповед, ако документът има отношение към работата им. Ако няколко служители са уведомени, те могат да се подпишат директно върху поръчката.
Допълнително работодателят може да използва опознавателния лист. Необходимостта от запознаване на служителите със съдържанието на заповедта се определя от законовите изисквания.
Наличието на подпис потвърждава, че работодателят е спазил всички законови изисквания.
Кога да подпиша
Незабавно след издаване на заповедта директорът на предприятието трябва да я представи за запознаване с лицата, за които се отнася. Ако документът е предназначен за неопределен брой служители, тогава целият персонал трябва да бъде запознат с него.
Обикновено секретарят се назначава като изпълнител на този процес, така че той създава опознавателен лист, подписан от всички служители на предприятието. Мениджърът трябва да се увери, че документът има всички необходими подписи.
Нюанси на запознаване
Работодателите трябва да предоставят заповедта за преглед веднага след издаването й. Това обикновено се прави директно в деня на изготвянето му или в рамките на следващите няколко дни.
Крайният срок може да бъде посочен директно в текста на поръчката. Служителите трябва да се подпишат, преди направените промени да започнат да се прилагат в компанията.
Кой съставя ведомостта за запознаване с поръчката
Отговорното лице, чиито отговорности включват съставяне и попълване на опознавателния лист, се назначава с издаване на съответна заповед от ръководителя на дружеството. Обикновено за това се избира специалист или секретар.
Формуляр на лист за запознаване. Информацията за тази функция трябва да бъде включена в длъжностната характеристика на избрания специалист.
проба
Ако е необходимо да се запознаят няколко служители на предприятие с документ, тогава за тази цел се генерира лист за запознаване. Разрешено е използването на всякакви форми. Някои компании изготвят специален образец, според който служителят трябва да състави този документ.
Въпреки че точната форма на този документ не е налична, правилната структура трябва да се вземе предвид при изготвянето му.
Следната информация трябва да бъде включена в него:
- пълно наименование на фирмата;
- име на документа;
- дата на образуването му;
- номер и съдържание на поръчката;
- брой на всички служители;
- Пълно име на служителите на компанията;
- длъжностите, които заемат;
- датата, на която служителите на компанията се запознават със съдържанието на поръчката;
- подписи на всички наети специалисти.
Как да попълните таблицата с персонала? Вижте.
Листът е съставен под формата на удобна таблица, която при необходимост може да включва други колони. Например, можете да посочите в кой отдел на предприятието работи конкретен служител.
Ако компанията има много служители, които трябва да се запознаят с поръчката, тогава може да са необходими няколко листа. Всички са закрепени със здрав конец или телбод, като също са номерирани.
Правила за проектиране
При изготвянето на тази документация се вземат предвид следните правила:
- листът е направен изключително в един екземпляр;
- За създаването му се използва лист А4, може да се използва и бланката на организацията;
- информацията се въвежда на ръка или чрез компютър;
- изискват се оригинални подписи на всички служители, посочени в заповедта;
- няма задължително изискване за фирмен печат, тъй като от 2016 г. не се изисква документацията да бъде заверена с печат, освен ако не е предвидено друго в местните нормативни документи;
- Листът трябва да бъде записан в специален дневник, предназначен да записва вътрешната документация на компанията.
Трябва ли служителят да е запознат със заповедта? Гледай видеото:
Специалистът, назначен като отговорно лице, трябва да е наясно с всички подобни правила. Можете да изтеглите примерен лист за запознаване по-долу.
Как се съхраняват формулярите?
Писмата, подписани от служителите, се съхраняват в отдел Човешки ресурси на компанията. За целта се създава отделна папка, където допълнително се вкарва директна поръчка.
Срокът на съхранение на този документ не е ограничен от закона, поради което по време на срока на валидност на поръчката листът трябва да се съхранява на сигурно място във фирмата.
Когато не е необходимо да правите
По закон работодателят не може да изготвя опознавателна ведомост, но същевременно тя служи като доказателство, че всички служители, засегнати от заповедта, са уведомени за промените.
В някои ситуации не е необходимо да се съставя този документ.
Те включват:
- в заповедта е посочен един служител или няколко служители, така че те се подписват директно върху заповедта;
- използва се друга документация, която е доказателство за уведомяване на служителите за промени, направени с поръчка;
- служителите се уведомяват чрез изпращане на копие от заповедта по пощата с обратна разписка;
- Фактът, че служителите са проучили заповедта, е записан на камера.
Примерен лист за запознаване с поръчката. Опознавателният лист може да бъде заменен с други доказателства, че работодателят е изпълнил задълженията си към наетите специалисти.
Заключение
Листът за запознаване с поръчката се използва, ако поръчката засяга голям брой служители. Изготвянето му се извършва от отговорно лице с необходимите правомощия.
Защо да съставяте споразумение за безопасност и здраве при работа? Ще разберете.
Можете да съставите документ в свободна форма, но в него трябва да бъде включена определена задължителна информация. В някои ситуации е възможно да се направи без лист.
Всеки служител, който получава работа в организация, трябва да бъде запознат със съдържанието на вътрешните нормативни документи, включително вътрешните трудови разпоредби, приети в предприятието. Има няколко варианта как да направите това. Една от тях е изготвяне на лист за запознаване с правилника за вътрешния трудов ред. Образец на такъв документ, изготвен от нашите специалисти, ще ви помогне да не губите време за разработване на собствен документ.
Запознаването с местните разпоредби предшества подписването на трудовия договор
Преди подписването на трудовия договор на служителя трябва да бъдат показани всички разпоредби на предприятието, които ще се отнасят до неговата работа (част 3 от член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). Фактът, че служителят е прочел документите, се потвърждава от неговия подпис, поставен срещу името на прочетения от него местен акт.
За ваша информация
Правилникът за труда е вътрешен документ на организацията, който регулира процедурата за наемане и освобождаване, времето за работа и почивка и времето за изплащане на заплатите. Ако дружеството има колективен трудов договор, тогава правилникът за труда трябва да бъде изготвен като приложение към него. Вътрешните правила се изготвят като отделен документ, ако колективният договор в организацията не е подписан (част 4 от член 189, част 2 от член 190 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Изготвянето на опознавателен лист е един от начините
Преди да постави окончателния подпис върху трудовия договор, служителят трябва да се запознае с местните разпоредби на предприятието. Един от приетите начини за записване на факта, че служителят е запознат с вътрешен документ, е попълването на лист за запознаване. Такъв лист е приложен към всеки документ и е предназначен така, че след като прочетат местния акт, служителите да поставят своите имена, подписи и дати на този лист.
През 2018 г. в различните месеци в предучилищната образователна институция работят от 23 до 27 души, през 2019 г. - 27 души (от които една служителка е в отпуск по майчинство). По какъв ред институцията трябва да подаде на Фонда за социално осигуряване информацията, необходима за назначаване и изплащане на обезщетения за временна нетрудоспособност, бременност и раждане, раждане на дете и други обезщетения, свързани с майчинство: в електронен вид или на хартиен носител ( институцията се намира в съставна единица на Руската федерация, участваща в пилотния проект)? Купувачът - платец на ДДС има право да се възползва от приспадането на представения му данък върху стоки, работи, услуги, имуществени права, ако са изпълнени изискванията, предвидени в чл. 171 и 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация условия: покупката е предназначена за сделка, облагаема с ДДС и е регистрирана, купувачът има съответно издадена фактура. Въпреки това, ако този документ бъде получен със закъснение, данъкоплатецът може да има допълнителни въпроси. За какъв период трябва да се претендира приспадането? Как може да се прехвърли към следващи данъчни периоди и да не се изчисли погрешно крайният срок, определен от законодателя за това събитие? Възможно ли е да се отложи само част от приспадането? Четири съдилища, включително Върховният съд на Руската федерация, отказаха на гражданин Ж. правото да регистрира ново LLC "D". Официалното основание за този отказ беше непредоставянето от страна на жалбоподателя на документите, необходими за държавна регистрация, както е определено от Федерален закон № 129-FZ, а именно, че заявлението във формуляр P11001 не съдържа информация за лицето, което има право да действа по от името на юридическото лице без пълномощно, относно адреса на постоянния изпълнителен орган на юридическо лице в рамките на неговото местоположение, както и има знаци, че учредителите - юридически лица LLC "P", LLC "B" и техните управителите нямат възможност да упражняват управление в създаваното юридическо лице.
Промяната на ставката на ДДС сама по себе си не изглежда да създава трудности за счетоводните служители. Наистина, начислявате големи суми за плащане в бюджета и това е... Възможно е обаче да възникнат трудности при преминаването от по-ниска ставка към по-висока. В тази статия ще направим преглед на последните разяснения на длъжностни лица по тази тема, свързани с извършването на работа и предоставянето на услуги. През април 2019 г. е установена грешка: не е начислена амортизация за обекти на библиотечен фонд, приети за счетоводство и въведени в експлоатация през август 2018 г. Какви коригиращи записи трябва да се направят в бюджетното счетоводство?
Кодексът на труда на Руската федерация (част 3, член 68) установява задължението на работодателя, дори преди да наеме служител, да го запознае с местните разпоредби (LNA), задължителни по закон за всички служители или необходими за неговата трудова функция. Формата и процедурата за запознаване на служителите обаче не са предвидени в закона. Следователно можете да използвате всякакви средства за запознаване - основното е, че този факт е потвърден от подписа на служителя.
При извършване на дейности за запознаване трябва да се вземат предвид следните точки:
- Служителят, отговорен за наемането, трябва да запознае кандидата с всички актуални лични документи, преди да сключи трудов договор с него. Освен това неговият подпис се изисква както по отношение на задължителните LNA (вътрешни трудови разпоредби, колективен договор, документи за защита на труда, разпоредби за личните данни, възнаграждение), така и тези актове, които са допълнително приети от организацията и са пряко свързани с дейностите на това служител (правила за клон, структурно звено, документооборот, търговска тайна и др.).
- Служителите трябва да бъдат запознати с нови или променени лични документи за самоличност по реда, определен от заповедта за въвеждане на тези документи в сила.
Как да се запознаете с местните разпоредби
На практика предприятията използват:
- полагане на подписи на служителя за запознаване в трудовия договор;
- дневник за запознаване с LNA;
- вмъкнете лист в личното досие на служителя и др.
Като една от възможностите се предлага да се използва лист за запознаване с LNA. Може да се направи анекс към трудовия договор; в този случай, ако е необходимо, ще бъде по-лесно да намерите съответния подпис на служителя. Друг вариант е приложение към LNA, с което ще се запознаете.
Листът може да се попълни ръчно или на компютър.
Защо е необходимо да се вземе толкова сериозно процедурата за запознаване на служителите с LNA?
- Това е пряка отговорност на работодателя, неспазването на която е административно нарушение по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация (виж Решение на Върховния съд на Руската федерация от 10 октомври 2011 г. № 4-AD11-8).
- Правилността на процедурата и наличието на подпис на служителя играят важна доказателствена роля в случай на спорове (решение на Костромския окръжен съд от 21 октомври 2013 г. по дело № 33-1782).
Примерен лист за запознаване с местните разпоредби може да изтеглите от линка: примерен лист за запознаване с LNA.
Така че листът за запознаване е един от начините да потвърдите, че служителят познава текстовете на вътрешните нормативни документи. Съставя се в свободна форма. Удобно е да създадете един лист с информация или за конкретен регулаторен акт (и да го съхранявате с този акт), или за служител (и да го съхранявате в личното досие).
Ако заповед, изготвена от ръководителя, засяга много служители или целия персонал като цяло, тогава всеки трябва да се запознае с този документ, като го подпише и постави дата. Обикновено тези данни се оставят директно в заповедта (в края на текста), но когато служителите са много, те могат да се подпишат на специален лист за запознаване. Образец на този документ и препоръки за изготвянето му можете да намерите в статията.
Листът за запознаване се съставя във всякаква форма - обикновено това е таблица със следните колони:
- Номер на служител (изброяване на данни в произволен ред, по азбучен ред, по отдел и т.н. - по избор на компанията).
- Длъжност.
- Персонален номер (ако има такъв).
- Подпис и препис от подписа (фамилия, инициали - например Кузнецова A.M.).
- Дата на.
Също така, ако е необходимо, можете да предоставите други колони в таблицата - името на отдела, в който работи служителят, неговата квалификация и др.
Подписът означава, че служителят се е запознал с текста на заповедта и следователно носи пряка отговорност за нейното изпълнение. Впоследствие този факт може да бъде използван като основание за налагане и дори уволнение, ако нарушението е грубо. Ето защо събирането на подписи не трябва да се третира като празна формалност: в интерес на работодателя е всички служители, които са длъжни да го направят, да са запознати със заповедта. Те могат да подпишат в един и същи ден или на различни дати - този факт няма особено значение. Освен това събирането на подписите на всички служители за един ден често е нереалистично.
По-долу са представени празен формуляр на този лист за запознаване с новата поръчка и нейния попълнен вариант.
Лист за запознаване с поръчкатазаверено с подписа на отговорния служител (например ръководител на отдела по персонала, главен счетоводител), както и на самия мениджър. Не е необходимо да се поставя печат върху него, освен в случаите, когато такава процедура е изрично предвидена от вътрешните документи на дружеството.
Кой трябва да бъде уведомен за поръчката?
Необходимо е да се запознаят поне онези служители, чиито имена и длъжности са директно посочени в заповедта. Например, това може да бъде целият счетоводен отдел, отдел продажби или всички служители на конкретен клон или подразделение.
Заповедта може да се отнася и за всички служители като цяло. Разбира се, техните имена и длъжности не трябва да бъдат изброени в текста на самата заповед - достатъчно е да се опишат нововъведенията и да се задължат ръководителите на отдели и представителства да съобщят текста на заповедта на всички служители.
Ред за съхранение на листа
Референтен списъксъс заповедта се съставя в един оригинален екземпляр, поради което трябва да се съхранява особено внимателно, за да не се събират подписи по-късно. По правило листът се съхранява до оригинала на съответната поръчка. Достъпът до тези документи е ограничен; Ако е необходимо, получавате информация, можете да направите и представите копие от листа за запознаване (например на длъжностно лице, проверяващо спазването на изискванията за пожарна безопасност). Срокът на съхранение също се определя от времето на съхранение на основната поръчка.
