МЕТОД ABCHD
Докато приоритизирате списъка си със задачи, преди да започнете работния си ден, опитайте метода ABCD. Използването му ще развие у вас навика да обмисляте предварително всички възможни резултати от извършването или неизвършването на тази или онази работа. Първо трябва да се извърши работа, която може да доведе до сериозни резултати и последствия. Работата, резултатите и последствията от която са много незначителни, е второстепенна. Основният критерий за важността на работата винаги са нейните възможни резултати или последствия. Те определят кога трябва да изпълните определена задача – сега, по-късно или никога.
Сега прегледайте работния си списък и до всяка задача, в зависимост от нейната важност, поставете буквите A, B, C, D или E.
Работа с етикет "А" винаги е работа, която вие просто необходимоизпълни. Неговото изпълнение или неуспех със сигурност ще доведе до много сериозни последици. Извършването на тази работа е много важно за вашия успех както в работата, така и в личния живот. Пребройте колко дела сте направили, до които се поставя знакът "А". Ако има няколко, подредете такива задачи в зависимост от спешността на изпълнение и ги номерирайте като A-1, A-2, A-3 и т.н.
Работа "Б" е работата, която вие Трябваизпълни. Ще трябва да бъде завършен до определен момент в бъдеще. Ако не го направите, тогава ще причините на някого безпокойство или неудобство. В същото време извършването или неизвършването на тази работа води до умерени последици. Правилото тук е, че никога не трябва да извършвате работа „Б“, докато вече не сте свършили работа „А“.
Работа "Б" е работата, която добре е даправете, но което не води до никакви последствия: нито за вас, нито за някой друг. С други думи, няма никакво значение дали тази работа е свършена или не. В този случай никога не трябва да извършвате работа "C", ако вече не сте завършили работа "B". (Както си спомняте, работа "B" не трябва да се приема, докато не бъде завършена работа "A".)
Работа "G" е работа, която можете и трябва делегатдруги. Направете си правило да не поемате задачи, които могат да бъдат перфектно изпълнени от други служители. Това ще ви позволи да освободите повече време за важни и полезни неща, които само вие можете да правите.
Работа "D" е работата, която можете и трябва изключвам,и възможно най-скоро. Само като премахнете всички маловажни неща и се отървете от работа, която няма стойност, ще можете да контролирате работното си време. Това ще ви позволи да се съсредоточите само върху наистина важната работа, която ви отличава от другите.
Повечето ефективен инструментвашият успех е способността да мислите. Това става особено важно, когато избирате най-важните неща, на които трябва да отделите време на първо място. Правилният избор на основните и второстепенни дела, както и разпределението на работното време определя повечето от това, което ви се случва в живота. В същото време винаги сте свободни в избора си.
Едва ли има някой, който поне веднъж да не е разбрал, че времето е най-важният ресурс. Освен това е и незаменим. Следователно правилното управление на времето е един и същи ключ към успеха във всяко начинание, както и необходимите професионални умения. Но управлението на времето понякога не е толкова лесно, особено когато на дневен ред има няколко задачи. Това е цяла наука, има свои техники и методи, изпитани и доказано ефективни. И те са приложими във всяка сфера на дейност, разбира се, бизнесът не е изключение.
На първо място, когато планирате времето си, не забравяйте, че тук, както и навсякъде, важи принципът на Парето, тоест 20% от вашето време дава 80% от общ резултат. Въз основа на това можете да градите своите планове и да планирате дейности. Ако говорим за методи за управление на времето, тогава те включват:
Матрицата на Айзенхауер
Имате много работа, но времето е ограничено. Какво трябва да се направи в този случай и откъде да започнем? Очевидно, с най-висок приоритет. Методът за класиране на задачите според тяхната важност и спешност се приписва на Дуайт Айзенхауер, който имаше навика да записва задачите си с акцент върху техния приоритет. Таблица, в която се записват всички случаи за определен период от време, е кръстена на него и може да изглежда така.
Нека анализираме кои случаи ще се прилагат към съответните клетки.
Клетка A: "важно и спешно"
Това са задачите, чийто провал ще повлияе значително на състоянието на вашите дела и чието изпълнение има определен срок. Това може да бъде например среща с нов клиент, подаване на документи в данъчната служба, доставка на спешни поръчки. Това са случаи, които са задължителни и нямат възможност за избор. В противен случай - колапс.
Клетка B: „важно, но не спешно“
Всеки човек има такива задачи: те може да не причиняват много стрес, може да не изискват много усилия, но не трябва да се изоставят, в противен случай се вливат в категорията на важни и спешни. Това са задачи, които ви водят до стратегическата цел на бизнеса, така че тяхната важност е неоспорима, те могат да включват въвеждане на нови идеи за работа, разработване на нови продукти, намиране на клиенти чрез студени обаждания. Тоест тези процеси всъщност са непрекъснати и нямат краен срок за завършване, но ако ги отложите за по-късно, тогава с течение на времето всички трансфери ще ви излязат настрани.
Клетка B: "не е важно, но е спешно"
Това са задачи, от които не можете да се отървете, те могат да се появяват всеки ден, но нямат много смисъл. Това е комуникация с дългогодишен клиент по несъществени заявки, събиране на поща и друга рутина. Невъзможно е да не го правите, но осезаемите ползи от него не се виждат често.
Клетка D: "не е важно и не е спешно"
Тук можете да внесете всички дейности, които ни губят времето, носят удоволствие, но вредят на делата на всички останали клетки, ако отнемат твърде много време. Няма да се каже, че убиването на времето е строго забранено, но щом се загуби чувството за мярка, останалите случаи страдат.
Основното нещо е да не бъркате спешните въпроси с важните. Често това, което трябва да направим възможно най-скоро, наистина няма голямо значение и не влияе на успеха на компанията като цяло. Но нещата, които не са спешни, могат да играят най-важна роля.
Мисловни карти
За това вече писахме в предишни статии. Това е сигурен начин да изчистите ума си. Те често се използват, когато научавате нещо ново, генерирате идеи, но също така помагат да подредите казусите, които сте натрупали. В мисловните карти можете да записвате всички задачи за ден или година, да ги свързвате по смисъл, да ги приоритизирате и много други. В същото време няма твърда структура, можете да разработите своя собствена, която ще бъде ясна само за вас.
Метод на швейцарско сирене
Повечето задачи могат да бъдат разделени на подзадачи, някои са по-трудни, други по-прости и понякога се оказва, че за по-ефективно решение могат да бъдат затворени извън логическия ред. Представете си, че целият проблем е парче сирене, в което можете да направите дупки, решаване на малки проблеми. След като направите достатъчно дупки, теглото на цялата задача става много по-малко и ще бъде по-лесно да я завършите. Например, когато подготвяте презентация, можете първо да подготвите нейния план, след това да изберете илюстрации, да направите едно от блоковете в средата, а останалото става въпрос на техника, защото в сиренето вече са направени достатъчен брой дупки .
„Изяж жабата” и метода „АБВГД”.
Когато започнете да изпълнявате ежедневните си задачи, започнете с най-трудното. Когато завършите задачата, която ви е притеснявала най-много в началото на деня, ви става по-лесно да решите всички останали, появява се чувство на удовлетворение и спокойствие, а продуктивността се повишава при изпълнение на по-прости задачи, каквито не биха били ако най-неприятното ви е надвиснало цял ден.
Ако вземем най-важното за най-трудно, тогава ще бъде метод "ABVGD", чиято реализация е изключително проста. Запишете всичките си задачи и до всяка поставете букви от A до D и по-нататък по азбучен ред, където A е най-важната задача, която, ако не бъде изпълнена, ще донесе най-големите проблеми на вас и вашата компания. Ако има няколко такива задачи, тогава ги маркирайте като A1, A2 и т.н., тази група също ще има своя градация. Постепенно зачерквайки всички случаи, вие започвате да ускорявате, защото с изпълнените задачи на А-група имате по-малко належащи проблеми.
За да се приложат тези методи, има редица удобни . Те ще ви помогнат да организирате всичките си дела, да ги споделите с колеги и да повишите продуктивността на екипа. Използвайте тези техники, дръжте нещата под контрол и ще можете да правите много повече от обикновено.
Не пропускайте:
Всички искаме да свършим нещата навреме и да сме продуктивни. Но в действителност отлагаме важни неща, а след това се ужасяваме от броя на елементите в списъка със задачи - и отново отлагаме всичко. Авторът на книгата "Нова година на прокрастинатора" предлага метода ABCHD, който ще ви позволи да подредите приоритетите.
Разликата между метода ABVGD е, че създавате система за класиране на задачите, която след това систематично обработвате. Този метод се различава от другите по това, че вие изглеждате като един от хората, които имат дълъг списък от задачи.
Задачи "А" трябва да се изпълняват всеки ден. Те са подобни на MIT, защото има сериозни отрицателни последици, ако не ги правите. Задачи "Б" - важни, но не се считат за задължителни за определен ден. С тях трябва да се работи само след изпълнение на всяка задача от списъка „А“.
Задачи "Б" по принцип би било добре да се изпълняват, но те не са свързани със специални негативни последициили стегнат график.
Задачите "G" трябва да бъдат делегирани на някой друг.Те са важни, но не изискват вашата пряка намеса или действие.
Задачите "D" трябва да бъдат напълно зачеркнати от списъка. Тук влиза в сила правилото 80/20. Ако по време на седмичния или месечния преглед решите, че нещо няма смисъл, просто го изрежете от живота си. А какви неща трябва да планирате, можете да прочетете.
Често отлагаме, защото се чувстваме претоварени. Но като приоритизирате нещата, ще откриете кои са наистина важни и се нуждаят от внимание всеки ден. Когато усетите началото на отлагането при вида на елемент от списъка ви със задачи, това е сигурен знак, че елементът трябва да бъде зачеркнат.
И накрая, не забравяйте важността на ежедневния навик. Дори ако дадена задача не е „спешна“, тя все още е важна за вашия дългосрочен успех. Уверете се, че е добавена към ежедневния ви списък със задачи. Например моят ежедневен навик за писане изобщо не е толкова критичен във времето. Но все пак винаги я смятам за задача „А“, защото тя поставя основата на всичките ми постижения в онлайн бизнеса, тухла по тухла. За да пиша, не разчитам на принципа „търся време“. Вместо това приоритизирам и управлявам собственото си време всеки ден.
инжектиране на навик
Методът ABCHD е особено ефективен, ако се използва ежедневно. Тук най-простият начинформиране на този навик
1. Прекарвайте пет минути всяка вечер в навика да приоритизирате. (Можете да направите това веднага след като сте обърнали внимание на навика за проследяване.)
2. Анализирайте проектите си и определете кои трябва да бъдат завършени утре.
3. Запишете всички падежи и до всеки поставете желаната буква.
4. Препишете задачите по азбучен ред на друг лист хартия.
5. Започвайте всеки ден със задачи А. Преминете към по-малко важните неща едва след като завършите важните.
6. Прегледайте действията си по време на процеса на месечен преглед и се уверете, че не правите неща, които могат да бъдат изтрити или делегирани.
Всеки от нас има своите приоритети. Трудността е да се разработи система за идентифициране на най-важните задачи на дневна база. С метода ABCD можете да започнете всеки ден с ясен списък от неща за вършене, вече подредени по приоритет.
„Винаги имаме достатъчно време, използваме го правилно“
Йохан Волфганг Гьоте
Невъзможно е да се преработи всичко. Докато се справяш с някои, за да започнеш най-после чаканите от ден, седмица, месец, нови вече се редят зад теб. И така постоянно. Как да бъдем? Работете усилено, надявайки се, че някой ден все пак ще можете да се справите с цялата работа или ...?
На този и на повечето други въпроси можете да отговорите в книгата на американския автор и бизнес треньор „Оставете отвращението, изяжте жабата“.
В тази статия продължаваме да говорим за принципите на ефективна работа, които започнахме да описваме в предишната част на прегледа.
Принцип 3: Прилагайте принципа 80/20 във всички области на живота си
Принципът 80/20 или принципът на Парето (по името на учения, който го е формулирал за първи път) е принцип, който казва, че 80% от резултатите идват от 20% от случаите. Така че от 10 неща, които правите, 2 неща ще донесат 4 пъти повече полза от останалите 8. Имайте предвид, че изпълнението на всяко от 10-те неща може да отнеме същото време, но резултатът е напълно различен.
Не са толкова малко хората, които работят ден и нощ, но не всички успяват. Защо? Защото те не правят това, което е необходимо: прекарват времето си в решаване на маловажни въпроси и в резултат на това изобщо нямат време да правят наистина важни неща или им отделят твърде малко време.
Не губете време и вършете работа, която не носи почти нищо полезно. Започнете първо с най-важните неща, нещата, които ще бъдат вашата „жаба“. „Яжте“ ги и едва тогава започнете да правите всичко останало.
Принцип 4: помислете за последствията
„Изключителният ум се отличава от посредствения по способността точно да предвиди последствията от извършването на нещо“, пише Брайън Трейси. Истинската важност на една задача може да се определи само чрез точното определяне на нейните последствия.
Мислете за бъдещето си, мислете напред, опитайте се да пресметнете действията си предварително. Научете се да изчислявате стъпките си за 5, 10 и дори 20 години напред. Ако искате да станете успешни - не преследвайте моментната слава, а работете за бъдещето.
Принцип 5: запомнете метода ABC
Методът ABCHD е метод за разпределяне на задачите по техния приоритет: от най-важните към най-малко.
Методът е изключително прост: вземете списък със задачи и пред всяка поставете буквата A, B, C, D или D. Буквата „A“ обозначава задачата, която е най-важна в момента, задачата, която трябва да бъде завършен. Буквата "Б" - задача, която би си струвало да се направи, но провалът на която няма да доведе до много лоши последствия. Буквата "Б" - задачи, които не биха навредили да бъдат изпълнени и чието изпълнение или провал няма да доведе до никакви последствия. Буквата "G" - задачи, които могат да бъдат делегирани на някого. Това трябва да включва всички неща, които другите могат да правят вместо вас. Буквата "Г" - неща, които по принцип не могат да се правят. Например неща, които са загубили своята актуалност, или неща, които харесвате, но не носят никаква полза.
Ако под някоя от буквите има няколко случая, тогава към буквата трябва да се добави сериен номер, например A1, A2, A3 и т.н. След като завършите обозначението, е необходимо да започнете да изпълнявате задачи.
важно!Задачите трябва да се изпълняват по ред на тяхната важност: от A до D, без да се нарушава последователността.
Принцип 6: Обръщаме максимално внимание на ключовите резултати.
за какво ти плащат знаеш ли със сигурност Факт е, че много работещи хора не могат да отговорят на този въпрос. И всъщност е много важно. Ако не знаете за какво ви плащат, тогава не можете да подобрите резултатите си и следователно да получите увеличение на заплатата.
След като определите ключовите резултати, струва си да оцените силните си страни по десетобална скала във всяка от категориите. Намерете слабото си място и направете всичко, за да намалите празнината.
Например, вие сте идентифицирали 7 ключови категории. Ако поне един от тях действате неефективно, тогава това ще замъгли общата картина и няма да ви позволи да постигнете максимума.
Всеки има силни и слаби страни, така че не се страхувайте да признаете неспособността си да направите нещо. Всичко е поправимо, основното е да не се отказвате и да действате.
Принцип 7: Помнете закона за „принудителното изпълнение“
„Никога няма достатъчно време за всичко, но винаги има достатъчно време за най-важните неща“, - казва правилото за "принудително изпълнение". Това означава, че е невъзможно да преработите всички неща, но винаги можете да направите най-важното и необходимо (яжте „жаба“).
Със сигурност всеки е бил в ситуация, в която нямаше време, но много важен въпрос беше „настояще“. Отказахте ли го? В никакъв случай, защото последствията могат да бъдат изключително негативни. Напротив, направихте всичко, за да го завършите навреме и в резултат успяхте. Да, беше трудно и понякога трябваше да работя неуморно, но ... Ти успя и това е най-важното!
Статистиката казва, че средностатистическият работник изпълнява 10-30% от натоварването, което му се полага. Ето защо, ако се напрягате, определено можете да намерите време за важен въпрос.
Определете нещата, които са най-важни за вас. Помислете как можете да подобрите качеството на тяхното представяне. След това решете какво да правите точно сега. Коя е най-важната "жаба" в момента.
„Това, което означава повече, никога не трябва да следва това, което означава по-малко“, твърди Гьоте. Придържайте се към това правило.
Принцип 8: Не пренебрегвайте предварителната подготовка
Когато ще готвите печено, вие се грижите за всички съставки предварително. Ако ще започнете да ядете "жаба" - важна и значима задача, също трябва да се подготвите предварително.
Като начало "запазете" работния плот от ненужни елементи - оставете само това, което е полезно за основната задача. След това се уверете, че правилните устройства, кодове за достъп и други данни и аксесоари, от които се нуждаете за вашата работа, са лесно достъпни. И накрая, направете работното си място удобно, като например купете хубав „правилен“ стол.
Направено? Захващайте се за работа и помнете: трябва да работите на бюрото си, а не да чатите по телефона с приятели, да се отдадете на мечти, да играете компютърни игри и да се занимавате с други безполезни дейности.
Много от принципите, представени в книгата на Брайън Трейси „Оставете скръбта, изяжте жабата“, далеч не са нови - тяхната ефективност отдавна е призната от опитни професионалисти в личната ефективност. Други, напротив, са нестандартни и непознати за широк кръг от хора, тъй като са разработени и тествани лично от автора. Бих искал да кажа, че и двете са доста ефективни, но само ако ги направите част от живота си, а не ги използвате от време на време.
Обществена библиотека на Канзас
Това е метод за организиране на вашето време, предложен от Б. Трейси.
Методът ABCD е ефективен начин за приоритизиране на задачите, които можете да използвате ежедневно.
Искате ли да знаете техниката?
Силата на метода е в неговата простота. Ето как работи. Започвате, като правите списък на всичко, което трябва да направите за следващия ден. Мислете на хартия.
След това поставяте буквата A, B, C, D или E пред всеки елемент от списъка си.
Задача „А“ се определя като нещо, което е най-важно на този етап, нещо, което трябва да направите или рискувате сериозни последствия.
Ако имате повече от една задача "А" пред вас, вие ги приоритизирате, като маркирате A-1, A-2, A-3 и т.н. Проблем А-1 е най-голямата и най-грозната "жаба" от всички, с които трябва да се справите.
Задача „Б“ се определя като такава, която трябва да сте изпълнили. Въпреки това последствията, в случай на неговото прилагане или неспазване, са доста леки. Това означава, че ако не си свършите работата както трябва, някой ще бъде недоволен или поставен в неравностойно положение, но във всеки случай по важност тези задачи не съответстват много на задачите на калай „А“.
Обадете се по не много спешен въпрос или прегледайте натрупаното електронна пощаможе да формира същността на проблем от тип "B".
Правилото, което трябва да спазвате е: никога не започвайте задача от тип "B", докато все още имате незавършена задача "A".
Задача „Б“ се определя като нещо, което би било чудесно да се направи, но от което не трябва да се очакват последствия, независимо дали го изпълнявате или не. Задача Б може да бъде телефонно обаждане до приятел, чаша кафе, обяд с колега или някаква лична дейност, извършена през работно време. Този вид "събития" нямат абсолютно никакво влияние върху работата ви.
Задача от тип D се оценява като работа, която можете да делегирате на някой друг. Правилото в този случай е, че трябва да поверите на другите всичко, което те могат, като по този начин освободите време за себе си за задачи от тип "А", които вие и само вие сте в състояние да изпълните.
Задача от тип D е работа, която може да бъде напълно премахната от вашия списък със задачи. Това може да е задача, която е била важна, но вече не е от значение за вас или за другите.
Често това е работа, която вършите ден след ден, или по навик, или намирайки удоволствие в това.
След като приложите метода ABC към списъка си със задачи за деня, вие сте организирали напълно работата си и сте подготвили почвата за по-важни неща, които да свършите по-бързо.
Най-важното условие, за да може методът ABCD наистина да работи за вас, е да отговаряте на следното изискване: стартирайте задача A-1 без забавяне и след това работете по нея до пълното й изпълнение. Използвайте силата на волята си, за да започнете и да продължите да работите по най-важната си задача в момента.
Способността да анализирате списъка си със задачи за деня и да подчертаете задачата A-1 ще послужи като отправна точка за постигане на наистина голям успех в работата ви, ще повиши самочувствието ви, ще ви изпълни със самоуважение и чувство за гордост от вашите постижения.
Когато придобиете навика да се концентрирате напълно върху най-важния си бизнес, т.е. задача A-1, ще се научите да правите два пъти или дори три пъти повече от хората около вас.
Сега прегледайте списъка си със задачи за деня и напишете буквите A, B, C, D или E до всеки от елементите. Определете задача A-1 за себе си и започнете да работите по нея веднага. Бъдете дисциплинирани, като не позволявате да бъдете разсейвани от други неща, докато тази работаняма да бъде завършен.
Прилагайте метода ABC всеки ден към всеки списък с дейности, независимо дали са задачи за деня или проект за следващия месец.
В резултат ще придобиете навика да си поставяте и изпълнявате приоритетни задачи, след което смятате, че бъдещето ви е осигурено!
