Albert: Ako často, milí čitatelia blogu „“, stretávate ľudí, ktorí sú po krk v problémoch? Celý deň pobehujú pri podnikaní, nemajú čas si ani minútu sadnúť, ale... výsledky ich práce sú takmer neviditeľné alebo veľmi nepatrné. Aký je dôvod, premýšľali ste niekedy?
Elena: Tento popis je priamo o mne spred piatich rokov. Bolo to asi pred piatimi rokmi, keď som prvýkrát narazil na knihu Briana Tracyho „Achieving the Maximum“ a potom ich bolo viac a viac. Ale odpovede na otázky:
- Prečo mám tak málo času robiť naozaj dôležité veci?
- Prečo, keď sa točím ako veverička v kolese, sa nepribližujem ani o krok? do cieľa?
- Ako sa vysporiadať so svojimi nekonečnými problémami?
Našiel som to celkom nedávno v jeho knihe „Nechajte hnus, zjedz žabu“.
Veľa vecí, ktoré som v nej čítala, ma prekvapilo. Nápady, ktoré sú jednoduché až geniálne, nezvyčajné odporúčania založené na zákonoch racionálne využitiečas, praktické techniky, ktoré vám pomôžu sústrediť sa na to hlavné, dosiahnuť lepšie výsledky a vyhnúť sa oneskoreniam na ceste k vášmu cieľu.
Albert: Metóda ABCD nám prišla obzvlášť zaujímavá – veľmi jednoduchá a celkom jednoduchá efektívna metóda vyriešiť svoje záležitosti. Funguje to nasledovne.
1. Mali by ste si napísať (určite si to musíte premyslieť na papier) všetky veci, ktoré musíte urobiť na nasledujúci deň.
2. Potom musíte oproti každej položke umiestniť písmená A, B, C, D, D v závislosti od hodnoty úlohy.
Problémy typu "A"- Najdôležitejšie. Jednoducho ich musíme splniť, inak riskujeme, že sa dostaneme do zložitej situácie. Ale oni sú tí, ktorí nás vedú do cieľa.
Problémy "B" Hoci sú z hľadiska dôležitosti druhé, k úlohám „A“ sa ani zďaleka nepribližujú. Dôsledky, ak sa nedodržiavajú, sú, že niekto môže byť nespokojný alebo sa ocitne v nepríjemnej situácii.
Úlohy skupiny B sú definované takto: bolo by skvelé, keby to vyšlo. Ale nemajú žiadny vplyv na vašu hlavnú prácu.
Problémy typu "G" Môžete ho priradiť niekomu inému.
Úlohy "D" predstavujú prácu, ktorá sa momentálne nemusí robiť. Možno sú to veci, ktoré robíme zo zvyku alebo sú jednoducho príjemné.
3. Ak je v každej zo špecifikovaných skupín viacero úloh rovnakej dôležitosti, potom by mali byť očíslované podľa dôležitosti v rámci samotnej skupiny: A-1, A-2, A-3 atď.
4. Nemôžete začať robiť „B“, kým nie sú dokončené všetky úlohy „A“.
5. Po takejto analýze musíte urýchlene prevziať úlohu „A-1“ a neprestať, kým sa to nedosiahne.
Albert a ElenaPrvým zákonom úspechu je koncentrácia;
smerovanie všetkej energie do jedného bodu
a pohybuje sa presne smerom k cieľu bez toho, aby sa obzrel
po stranách - ani vpravo, ani vľavo.
(WILLIAM MATTHEWS)
Čím precíznejšie plánujete svoje aktivity a uprednostňujete nadchádzajúce úlohy, tým dôležitejšie veci môžete stihnúť za danú jednotku času. Čím dôležitejší problém začnete riešiť, tým väčšia motivácia bude pre mnohých prekonať prirodzenú tendenciu otáľať v podnikaní a ponoriť sa do práce.
Metóda ABCD je efektívny spôsob uprednostňovania úloh, ktorý môžete používať každý deň. Táto metóda je jednoduchá a taká účinná, že pri pravidelnom a kompetentnom používaní vás môže povýšiť na úroveň najproduktívnejších a najproduktívnejších ľudí vo vašej oblasti činnosti.
Sila metódy je v jej jednoduchosti. Tu je návod, ako to funguje. Začnete tým, že si urobíte zoznam všetkého, čo musíte urobiť počas nasledujúceho dňa. Myslite na papier.
Potom umiestnite písmeno A, B, C, D alebo D pred každú položku vo vašom zozname.
Úloha typu A je definovaná ako niečo, čo je v danej fáze najdôležitejšie, niečo, čo vy povinný urobte to, inak riskujete vážne následky. Úlohou typu A môže byť návšteva dôležitého klienta alebo napísanie správy pre šéfa, ktorý sa bude hlásiť do hlavnej kancelárie. Tieto úlohy predstavujú skutočné, zrelé „žaby“ vášho života.
Ak máte pred sebou viacero úloh typu „A“, zoradíte ich podľa priority označením A-1, A-2, A-3 atď. Úloha A-1 je najväčšia a najškaredšia „žaba“. všetko, s čím sa musíš vysporiadať.
Problém typu B je definovaný ako problém, ktorý vy by mal vykonať. Napriek tomu sú dôsledky v prípade jeho implementácie alebo nedodržiavania pomerne mierne. Takéto úlohy nie sú nič iné ako „pulce“ vo vašom živote. To znamená, že ak neurobíte primeranú prácu, niekto bude nespokojný alebo znevýhodnený, ale v každom prípade miera dôležitosti týchto úloh nie je blízka úrovni úloh typu „A“. Volanie na nie veľmi urgentnú záležitosť alebo prezeranie nahromadeného Email by mohla predstavovať podstatu problému typu „B“.
Pravidlo, ktoré by ste mali dodržiavať, je: nikdy nezačínajte úlohu typu B, pokiaľ máte úlohu A nedokončenú. Nikdy nedovoľte, aby vás „pulce“ rozptyľovali, kým veľká „žaba“ čaká na svoj osud zožratia!
Problém typu B je definovaný ako niečo, čo by úžasné robiť, ale od čoho by sa nemali očakávať žiadne následky, či už to urobíte alebo nie. Úlohou typu B môže byť zavolať priateľovi, dať si šálku kávy, obedovať s kolegom alebo robiť nejaké osobné záležitosti počas pracovnej doby. Takéto „udalosti“ nemajú absolútne žiadny vplyv na vašu prácu.
Úloha typu D sa hodnotí ako práca, ktorú môžete poučiť niekomu inému. Vládnite v tomto prípade uvádza, že by ste mali delegovať na ostatných, čo môžu robiť, čím si uvoľníte čas na vykonávanie úloh typu A, ktoré môžete robiť len vy.
Úloha typu "D" je úloha, ktorá môže byť úplne vymazať z vášho zoznamu úloh. Môže to byť úloha, ktorá bola predtým dôležitá, ale teraz už nie je relevantná pre vás ani pre ostatných. Často je to práca, ktorú robíte deň čo deň, buď zo zvyku, alebo preto, že ju robíte radi.
Akonáhle použijete metódu ABCD na svoj denný zoznam úloh, úplne si usporiadate svoju prácu a pripravíte pôdu na to, aby sa dôležitejšie veci vykonali rýchlejšie.
Najdôležitejšou požiadavkou, aby pre vás metóda ABCD skutočne fungovala, je urobiť nasledovné: okamžite spustite úlohu A-1 a potom na nej pracujte, kým nebude úplne dokončená. Použite svoju vôľu na začatie a pokračovanie v práci na najdôležitejšej úlohe, ktorá je pre vás momentálne najdôležitejšia. Uchopte svoju najväčšiu „žabu“ a „zjedzte“ ju bez zastavenia až do posledného sústa.
Schopnosť analyzovať zoznam úloh na daný deň a zdôrazniť úlohu A-1 poslúži ako východiskový bod pre dosiahnutie skutočne veľkého úspechu vo vašich aktivitách, zvýši vašu sebaúctu, naplní vás sebaúctou a pocitom hrdosť na svoje úspechy.
Keď si osvojíte návyk úplne sa sústrediť na svoju najdôležitejšiu úlohu, t. j. úlohu A-1 – inými slovami, na jedenie svojej hlavnej „žaby“ – naučíte sa urobiť dvakrát alebo dokonca trikrát viac ako ľudia okolo vás.
PUSTITE HNUS, ZJEDZTE ŽABU!
Teraz si preštudujte zoznam úloh na daný deň a vedľa každej položky napíšte písmená A, B, C, D alebo D. Určite si úlohu A-1 a okamžite ju začnite plniť. Uplatňujte si disciplínu a nenechajte sa rozptyľovať inými vecami táto práca nebude dokončená.
Aplikujte metódu ABCD každý deň na akýkoľvek zoznam aktivít, či už ide o úlohy na daný deň alebo projekt na nasledujúci mesiac. Výsledkom je, že si osvojíte návyk stanovovať a plniť prioritné úlohy, po ktorých budete uvažovať, že vaša budúcnosť je zaručená!
Ako odpovedať na nasledujúce otázky na pohovore: Ako riadite svoj čas? Ako si plánujete pracovný deň? Aké techniky a metódy používate pri plánovaní? Uveďte príklady toho, ako používate zručnosti na riadenie času na úspešné dokončenie úlohy.
Všetky odpovede na tieto otázky sa dozviete prečítaním tohto článku.
Čo je to time management?
Time management- ide o súbor vedomostí, zručností a schopností, vďaka ktorým si človek vie stanoviť priority, presne si plánuje svoj čas, čím zvyšuje svoju osobnú produktivitu pri organizovaní pracovného času.
„Kým si neviete spravovať čas, nemôžete riadiť nič iné.“ Peter Drucker
- perfekcionizmus
- Prokastinácia
- Nedostatok vedomostí
- Nedostatok potrebných nástrojov a zdrojov
1. Perfekcionizmus je veľmi ťažké dokončiť úlohy načas. Mnoho ľudí verí, že táto kvalita je silný bod Práve neustála túžba po dokonalosti a nespokojnosť so získanými výsledkami je však jedným z dôvodov neefektívneho využívania času. Nájdením príležitostí na prijatie „skutočného“ výsledku namiesto „ideálneho“ ušetríte značné zdroje na iné veci. Existuje výraz: „perfekcionizmus je zlo“, to všetko je, samozrejme, relatívne a v každej individuálnej situácii možno túto osobnostnú charakteristiku hodnotiť inak, nepochybne však v rámci time managementu: perfekcionizmus je ZLÝ!
2. Prokastinácia- neustále odkladanie vecí na neskôr, neochota plniť si určité povinnosti. Slovo „ZAJTRA“ dominuje v slovníku prokrastinujúcich zamestnancov. Steve Jobs o takýchto ľuďoch veľmi dobre povedal: „Chudobný, neúspešný, nešťastný a nezdravý je ten, kto často používa slovo „zajtra“.
Nemôžem vás zachrániť pred perfekcionizmom a prokrastináciou; mojím cieľom je poskytnúť vedomosti, poskytnúť najlepšie techniky a metódy a predstaviť vám zdroje a nástroje na zvládnutie zručností time managementu. Či už získané informácie použijete alebo nie - všetko závisí výlučne od vašej túžby. Po prečítaní tohto článku však už nikdy nebudete ako predtým.
Po prvé, navrhujem, aby ste určili svoje zručnosti v oblasti riadenia času. Pass
Kognitívna disonancia spočíva v tom, že na jednej strane nevieme ovládať čas ako taký. Koniec koncov, je to čas, ktorý nemôžeme ovládať a zdá sa, že je to čas, ktorý ovláda nás, a nie my ho. Sme zvyknutí vnímať čas ako niečo večné a neobmedzené. Zdá sa, že je toho vždy veľa. Na druhej strane je čas jedným z najcennejších zdrojov, ktoré všetci máme. Je dôležité pochopiť, že čas má svoje hranice, každý deň je nádobou určitej kapacity, ktorú napĺňate vecami, ktoré treba robiť. Môžete ho naplniť zbytočnosťami, alebo ho môžete naplniť vecami, ktoré fungujú pre vaše úlohy a vedú vás k vášmu konečnému cieľu.
Môžeme sa ovládať, ako si plánujeme deň a ako trávime pracovný čas. Inteligentné, produktívne a hospodárne využívanie tohto zdroja je dôležitou súčasťou hodnotenia zamestnanca.
Časovú efektivitu možno dosiahnuť dvoma spôsobmi:
- Dosiahnite zmysluplné výsledky šetrením času. To znamená, že viete, ako splniť úlohu za minimálny čas.
- Efektívne plánovanie pracovného času zníži počet a objem úloh, ktoré vykonávate.
V tomto článku som urobil súhrn šiestich najlepších technikov time management. S ich pomocou sa môžete naučiť plánovať a kontrolovať svoje prioritné úlohy na dennej báze.
Ako sa naučiť riadiť svoj čas?
6 najlepších metód riadenia času:
- Paretov princíp
- Eisenhowerova matica
- Myšlienkové mapy
- Franklinova pyramída
- Metóda ABCD
- Najprv zjedzte žabu
1. Paretov princíp
Paretov princíp hovorí, že za veľkú časť výsledkov je zodpovedná malá časť príčin, úsilia a investícií. Tento princíp sformuloval taliansky ekonóm Vilfredo Pareto v roku 1897 a odvtedy bol potvrdený kvantitatívnym výskumom v rôznych oblastiach života:
20 % úsilia prináša 80 % výsledkov
Paretov princíp v oblasti riadenia času možno formulovať takto: približne 20 % úsilia a času stačí na dosiahnutie 80 % výsledku.
Ako presne určíte, aké úsilie stačí vynaložiť na dosiahnutie dobrého výsledku? Predstavte si, že v knihe hľadáte odpovede na otázky, ktoré vás zaujímajú. Podľa uvažovaného princípu nájdete 80 % informácií, ktoré potrebujete, v 20 % textu. Ak presne viete, čo vás zaujíma, môžete knihu rýchlo listovať a pozorne čítať len jednotlivé strany. Takto ušetríte 80% svojho času.
2. Eisenhowerova matica
Toto je dnes pravdepodobne najznámejší koncept riadenia času, ktorý vám umožňuje určiť priority. Táto technika, ktorej vytvorenie sa pripisuje americkému generálovi Dwightovi Eisenhowerovi, vám umožňuje triediť veci podľa ich naliehavosti a dôležitosti. Každý chápe, že v jednom časovom úseku je možné splniť len obmedzený počet úloh. Niekedy, bez ohrozenia práce, len jeden. A zakaždým, keď sa musíme rozhodnúť, KTORÝ PRESNE? Americký prezident Dwight Eisenhower zvykol pri plánovaní svojich záležitostí organizovať svoje záležitosti do niekoľkých dôležitých kategórií.
V súlade s takzvanou Eisenhowerovou maticou je potrebné klasifikovať každý prípad do jedného zo štyroch typov uvedených v diagrame.
Eisenhowerova matica
Dôležitosť úlohy je určená tým, do akej miery výsledok jej realizácie ovplyvňuje vaše podnikanie. A naliehavosť určujú súčasne dva faktory: po prvé, ako rýchlo musí byť táto úloha dokončená, a po druhé, či je splnenie tejto úlohy viazané na konkrétny dátum a konkrétny čas. Práve dôležitosť a naliehavosť, posudzované spoločne, ovplyvňujú stanovenie priorít.
Pozrime sa bližšie na to, aké prípady možno zaradiť do každého zo štyroch typov.
Typ I: „dôležité a naliehavé“.
Ide o záležitosti, ktoré v prípade, že nebudú dokončené včas, spôsobia značné škody na vašom podnikaní (napríklad obnova licencií, podávanie daňových priznaní a pod.). Určitý podiel takýchto prípadov bude nevyhnutne prítomný v živote každého človeka. Avšak prípravou vopred (záleží na type II – „dôležité, ale nie naliehavé“) sa dá mnohým krízam predísť (napríklad štúdiom práva, rozvíjaním dobrých vzťahov s vplyvnými ľuďmi).
Môžu to byť aj projekty s termínom, prípadne havarijný stav. Napríklad návšteva lekára kvôli zdravotným problémom, odoslanie článku do časopisu v presne stanovenom termíne alebo vypracovanie správy o výsledkoch štúdie. Tu nemáme na výber. Práca tejto skupiny musí byť vykonaná, bodka. V opačnom prípade nastanú vážne problémy.
Typ II: „dôležité, ale nie naliehavé“.
Sú to veci, ktoré sú zamerané na budúcnosť: školenia, štúdium sľubných oblastí rozvoja podnikania, zlepšenie vybavenia, obnovenie zdravia a výkonu. Akcie, ktoré vedú k vášmu strategickému cieľu. Naučte sa napríklad cudzí jazyk, aby ste mohli pracovať v inej, perspektívnejšej organizácii. Ide aj o predchádzanie problémom – udržiavanie sa v dobrej fyzickej kondícii. Žiaľ, často takéto záležitosti zanedbávame a ich riešenie odsúvame na druhú koľaj. V dôsledku toho sa jazyk nikdy neučí, príjmy nerastú, ale klesajú, zdravie je v ohrození.Tieto záležitosti majú zaujímavú vlastnosť – ak sa dlhodobo zanedbávajú, stávajú sa Dôležité – Naliehavé. Koniec koncov, ak nechodíte k zubárovi aspoň raz za rok, skôr či neskôr bude nevyhnutná naliehavá návšteva u neho.
Typ III: „nie dôležité, ale naliehavé“.
Mnohé z týchto vecí sa naozaj nevyplácajú veľký prínos v živote. Robíme ich len preto, že sa nám stávajú (dlhý telefonát alebo preštudovanie inzerátu, ktorý príde poštou), alebo zo zvyku (navštívenie výstav, kde už nie je nič nové). Je to len tá istá každodenná rutina, ktorá nám zaberá veľa času a energie.
Typ IV: „nie je dôležité a nie naliehavé“.
Toto sú najrôznejšie spôsoby, ako „zabiť čas“: zneužívanie alkoholu, „ľahké čítanie“, pozeranie filmov atď. a komunikácia s blízkymi a priateľmi – veľmi dôležité záležitosti). Toto je „moľa“, ktorá žerie náš čas.
Keď sa snažíte o úspech svojho podnikania, najprv sa snažíte dosiahnuť veci, ktoré ste označili za „dôležité“ – najprv „naliehavé“ (typ I) a potom „naliehavé“ (typ II). Zostávajúci čas môže byť venovaný záležitostiam, ktoré sú „naliehavé, ale nie dôležité“ (typ III).
Je potrebné zdôrazniť, že väčšina pracovného času zamestnanca by mala byť venovaná záležitostiam „dôležitým, ale nie naliehavým“ (typ II). Potom sa predíde mnohým krízovým situáciám a vznik nových príležitostí na rozvoj podnikania už pre vás nebude neočakávaný.
Keď prvýkrát začnete používať tento systém na stanovenie priorít, pravdepodobne budete chcieť kategorizovať mnohé z týchto položiek ako „dôležité“. Keď však získate skúsenosti, začnete presnejšie posudzovať dôležitosť konkrétnej záležitosti. Naučiť sa používať systém priorít bude nejaký čas trvať. Kde to môžem získať? S najväčšou pravdepodobnosťou zaradíte prácu zvládnutia techník riadenia času ako „dôležitú, ale nie naliehavú“.
V obraznom vyjadrení Stephena Coveyho (autora medzinárodného bestselleru „Sedem návykov vysoko efektívnych ľudí“) si treba nájsť čas na „nabrúsenie píly“, príprava palivového dreva potom pôjde rýchlejšie.
Podobenstvo
Istý muž videl v lese drevorubača, ako s veľkými ťažkosťami rúbal strom úplne tupou sekerou. Muž sa ho spýtal:
- Drahý, prečo si nenabrúsite sekeru?
- Nemám čas brúsiť sekeru - musím sekať! - zastonal drevorubač...
Preto si musíte „dobrovoľne“ vyhradiť určitý čas na plánovanie svojich aktivít a odmietnuť robiť menej dôležité veci. Ak to dokážete, môžete pomocou svojich nových zručností nabudúce uvoľniť ešte viac času a využiť ich na získanie ďalších informácií. Takže vďaka svojmu odhodlaniu zlepšiť efektivitu svojej práce si postupne uvoľníte čas na rozvoj svojej osobnej produktivity.
Kritériá pre stanovenie priorít
Zvyčajne pri posudzovaní dôležitosti konkrétnej úlohy považujeme za dôležité predovšetkým tie veci, ktoré je potrebné urobiť súrne (alebo „včera“). Hromadenie nesplnených úloh a sľubov vytvára problémy pre vašu spoločnosť a vytvára nepríjemné pocity aj pre vás osobne. Práve tieto „naliehavé“ záležitosti sa snažíme riešiť ako prvé. Naliehavosť by však nemala byť jediným faktorom pri písaní zoznamu úloh a určovaní poradia, v ktorom by sa mali plniť.
Skúsenosti ukázali, že hoci robenie (alebo nerobenie) mnohých naliehavých vecí nebude mať veľký vplyv na vaše podnikanie, existuje veľa vecí, ktoré nie sú naliehavé, ktoré môžu položiť základ budúceho úspechu. Okrem naliehavosti je preto potrebné zvážiť, nakoľko tá či oná záležitosť ovplyvňuje úspešnosť podnikania, teda určiť a zohľadniť jej dôležitosť.
3. Myšlienkové mapy
Toto je vývoj Tonyho Buzana - slávneho spisovateľa, lektora a konzultanta v oblasti inteligencie, psychológie učenia a problémov myslenia. Existujú aj také preklady slovného spojenia „Myšlienkové mapy“ ako „Mentálne mapy“, „Mentálne mapy“, „Myšlienkové mapy“.
Myšlienkové mapy je metóda, ktorá vám umožňuje:
Efektívne štruktúrovať a spracovávať informácie;
premýšľajte s využitím svojho tvorivého a intelektuálneho potenciálu.
Je to veľmi krásny nástroj na riešenie problémov, ako je prezentácia, rozhodovanie, plánovanie času, zapamätanie veľkého množstva informácií, brainstorming, sebaanalýza, vývoj komplexných projektov, osobný tréning, rozvoj atď. 
Oblasti použitia:
1. Prezentácie:
v kratšom čase poskytnete viac informácií, pričom budete lepšie pochopení a zapamätaní;
vedenie obchodných stretnutí a rokovaní.
2. Plánovanie:
time management: plán na deň, týždeň, mesiac, rok...;
rozvoj komplexných projektov, nových podnikov...
3. Brainstorming:
generovanie nových nápadov, kreativita;
kolektívne riešenie zložitých problémov.
4. Rozhodovanie:
jasná vízia všetkých pre a proti;
vyváženejšie a premyslenejšie rozhodnutie.
4. Franklinova pyramída
Ide o hotový plánovací systém, ktorý vám pomôže správne riadiť svoj čas a dosiahnuť vaše ciele. Benjamin Franklin (1706-1790) – Američan. zalial aktivista B. Franklin sa vyznačoval fantastickou schopnosťou pracovať a jedinečným zmyslom pre účel. Ako dvadsaťročný si urobil plán, ako dosiahnuť svoje ciele na celý život. Počas svojho života sa riadil týmto plánom a jasne plánoval každý deň. Jeho plán na dosiahnutie svojich cieľov sa nazýva „Franklinova pyramída“ a vyzerá asi takto: 
1. Základom pyramídy sú hlavné životné hodnoty. Dalo by sa povedať, že toto je odpoveď na otázku: „S akým poslaním si prišiel na tento svet? Čo chceš mať zo života? Akú stopu na Zemi chceš zanechať? Existuje názor, že na planéte žije ani nie 1% ľudí, ktorí by to mysleli vážne. Inými slovami, toto je vektor smerovania k vášmu snu.
2. Na základe životné hodnoty, každý si stanoví globálny cieľ pre seba. Kým sa chce v tomto živote stať, čo plánuje dosiahnuť?
3. Hlavný plán na dosiahnutie cieľov je fixácia konkrétnych priebežných cieľov na ceste k dosiahnutiu globálneho cieľa.
4. Plán na jeden tri, päť rokov sa nazýva dlhodobý. Tu je dôležité určiť si presné termíny.
5. Plán na mesiac a potom na týždeň je krátkodobý plán. Čím je premyslenejšia, čím častejšie ju analyzujete a upravujete, tým efektívnejšia bude práca.
6. Posledným bodom z hľadiska dosahovania cieľov je plán na každý deň.
5. Metóda ABCD
Metóda ABCD je efektívny spôsob uprednostňovania úloh, ktorý môžete používať každý deň. Táto metóda je jednoduchá a taká účinná, že pri pravidelnom a kompetentnom používaní vás môže povýšiť na úroveň najproduktívnejších a najproduktívnejších ľudí vo vašej oblasti činnosti.
Sila metódy je v jej jednoduchosti. Tu je návod, ako to funguje. Začnete tým, že si urobíte zoznam všetkého, čo musíte urobiť počas nasledujúceho dňa. Myslite na papier.
Potom umiestnite písmeno A, B, C, D alebo D pred každú položku vo vašom zozname.
Typ problému "A" je definovaná ako vec, ktorá je v danom čase najdôležitejšia, niečo, čo musíte urobiť, inak riskujete vážne následky. Úlohou typu A môže byť návšteva dôležitého klienta alebo písanie správy pre vášho šéfa. Tieto úlohy predstavujú skutočné, zrelé „žaby“ vášho života.
Ak máte pred sebou viac ako jednu úlohu „A“, zoradíte ich podľa priority označením A-1, A-2, A-3 atď. Úloha A-1 je najväčšia a najškaredšia „žaba“. všetko, s čím sa musíš vysporiadať.
Typ problému "B" je definovaný ako ten, ktorý by ste mali urobiť. Napriek tomu sú dôsledky v prípade jeho implementácie alebo nedodržiavania pomerne mierne. Takéto úlohy nie sú nič iné ako „pulce“ vo vašom živote. To znamená, že ak neurobíte náležitú prácu, niekto bude nespokojný alebo znevýhodnený, no v každom prípade sa miera dôležitosti týchto úloh nepribližuje úrovni úloh typu „A“. Uskutočnenie hovoru o menej naliehavej záležitosti alebo prejdenie nevybavených e-mailov môže predstavovať podstatu úlohy typu B.
Pravidlo, ktoré by ste mali dodržiavať, je: nikdy nezačínajte úlohu typu B, pokiaľ máte úlohu A nedokončenú. Nikdy nedovoľte, aby vás „pulce“ rozptyľovali, kým veľká „žaba“ čaká na svoj osud zožratia!
Typ problému "B" je definované ako niečo, čo by bolo úžasné urobiť, ale od čoho by sa nemali očakávať žiadne následky, či už to urobíte alebo nie. Úlohou typu B môže byť zavolať priateľovi, dať si šálku kávy, obedovať s kolegom alebo robiť nejaké osobné záležitosti počas pracovnej doby. Takéto „udalosti“ nemajú absolútne žiadny vplyv na vašu prácu.
Typ problému "G" sa cení ako práca, ktorú môžete delegovať na niekoho iného. V tomto prípade platí pravidlo, že by ste mali delegovať na ostatných všetko, čo môžu, čím si uvoľníte čas na vykonávanie úloh typu A, ktoré dokážete splniť len vy.
Typ problému "D" predstavuje úlohu, ktorú možno úplne odstrániť z vášho zoznamu úloh. Môže to byť úloha, ktorá bola predtým dôležitá, ale teraz už nie je relevantná pre vás ani pre ostatných. Často je to práca, ktorú robíte deň čo deň, buď zo zvyku, alebo preto, že ju robíte radi.
Po podaní žiadosti Metóda ABCD do svojho denného zoznamu úloh, máte kompletne zorganizovanú svoju prácu a pripravíte pôdu pre rýchlejšie splnenie dôležitejších úloh.
Najdôležitejšou podmienkou, aby vám metóda ABCD skutočne fungovala, je dodržať nasledujúcu požiadavku: okamžite spustite úlohu A-1 a potom na nej pracujte, kým nebude úplne dokončená. Použite svoju vôľu na začatie a pokračovanie v práci na najdôležitejšej úlohe, ktorá je pre vás momentálne najdôležitejšia. Uchopte svoju najväčšiu „žabu“ a „zjedzte“ ju bez zastavenia až do posledného sústa.
Schopnosť analyzovať zoznam úloh na daný deň a zdôrazniť úlohu A-1 poslúži ako východiskový bod pre dosiahnutie skutočne veľkého úspechu vo vašich aktivitách, zvýši vašu sebaúctu, naplní vás sebaúctou a pocitom hrdosť na svoje úspechy.
Keď si zvyknete plne sa sústrediť na svoju najdôležitejšiu úlohu, t. j. úlohu A-1 – inými slovami, na jedenie svojej hlavnej „žaby“ – naučíte sa urobiť dvakrát alebo dokonca trikrát toľko ako ľudia okolo. vy.
6. Najprv zjedzte žabu
Prechod z ťažkého na ľahký
Pravdepodobne ste už počuli túto otázku: "Ako by ste zjedli slona?" Odpoveď je, samozrejme, „kus po kuse“. Ako by ste zjedli svoju najväčšiu a najodpornejšiu „žabu“? Rovnakým spôsobom: rozdelili by ste to na konkrétne kroky krok za krokom a začali by ste úplne od začiatku.
Začnite svoj pracovný deň tou najťažšou úlohou a dokončite ju čo najrýchlejšie. Pomôže vám to uvedomiť si, že toho máte ešte veľa a čas vo vašom pracovnom dni je obmedzený. Ak urobíte najskôr tú najťažšiu vec, získate obrovský pocit zadosťučinenia. Toto pravidlo používajte každý deň a uvidíte, koľko energie získate a ako efektívne vám ubehne pracovný deň. Neustále odkladanie problematickej úlohy na koniec dňa znamená, že na túto úlohu budete stále myslieť celý deň a to vám zabráni sústrediť sa na iné úlohy! Najprv zjedzte žabu a potom pokračujte v jedení slona kúsok po kúsku!
Nástroje na plánovanie času
Naplánujte si každý deň vopred.
Prostredníctvom plánovania sa posúvame
budúcnosť do prítomnosti a tým máme
príležitosť niečo urobiť
ohľadom neho už teraz
Alan Lakin
Hlavné generácie „plánovačov“
Dnes známe technológie a prostriedky organizácie pracovného času možno rozdeliť do niekoľkých generácií – rozdiely sú tu v princípoch zaznamenávania informácií a technológii využitia.
Až do 20. storočia sa plánovanie pracovného času uskutočňovalo pomocou primitívnych metód: poznámky, zoznamy úloh atď. Začiatkom minulého storočia sa spolu s rozvojom podnikania rozšírili nové nástroje, ktoré manažérom uľahčili prácu. plánovať čas.
Myšlienka prispôsobiť kalendár domácnosti kancelárskym prácam vznikla v 19. storočí a zhmotnila sa do podoby stolového kalendára v roku 1870. Pre každý deň bola pridelená jedna strana kalendára, na ktorej bol uvedený dátum, deň, mesiac a rok. Voľný priestor na poznámky umožnil robiť si potrebné poznámky: rokovania, stretnutia, výdavky, stretnutia. Stolový kalendár je už takmer storočie hlavným nástrojom plánovania času pre manažérov.
Výsledkom vylepšenia stolového kalendára bol diár a týždenný plánovač. Diár je voľný, súvislý kalendár vo forme pohodlného poznámkového bloku rôznych formátov. Diár ste si mohli vziať so sebou na stretnutia a služobné cesty.
Pre manažéra sa ukázal byť ešte pohodlnejší týždenný plánovač, v ktorom bolo možné plánovať pracovný týždeň a deň, monitorovať vykonávanie zaznamenaných úloh, analyzovať strávený čas (keďže sa objavil hodinový rozpis pracovného dňa), viac rýchle vyhľadávanie informácie (napokon, teraz boli zoskupené podľa 52 týždňov, a nie podľa 365 dní). V 80. rokoch týždenné kalendáre prakticky nahradili stolové kalendáre a stali sa tak rozšírenými, že sa stali súčasťou obchodného štýlu podnikov.
Dizajnová myšlienka spojiť kalendár, poznámkový blok a telefónny zoznam do jedného pohodlného nástroja sa úspešne zhmotnila už v roku 1921 vo forme „organizátora“ (z anglického organizátor). Následné vylepšenie nástroja sa uskutočnilo zmenou formátu, dizajnu, kvality papiera a vonkajšej dekorácie. Tu boli zariadenia na ukladanie informácií a technické prostriedky (kalendár, poznámkový blok, adresár a telefónny zoznam, držiak na vizitky, pero, mikrokalkulačka) spojené do jedného nástroja. Zároveň neexistovala jasná klasifikácia a systematizácia záznamov.
Slávny „time manager“ bol vytvorený v Dánsku v roku 1975. Implementovala myšlienku cieleného plánovania osobných výsledkov na základe štandardného klasifikátora funkcií („kľúčové úlohy“) a technológie na implementáciu globálnych udalostí („slonie úlohy“). Zároveň sa ukázalo, že používanie „time manažéra“ je prijateľné len pre ľudí, ktorí boli organizovaní a disciplinovaní svojou povahou, a tiež si vyžadovalo značné finančné náklady na školenie a akvizíciu.
Napriek tomu sa názov tohto typu „organizátora“ – „time manager“ – stal pojmom a dnes označuje všeobecný prístup k aktívnemu využívaniu času ako zdroja riadenia.
Rozvoj vedecko-technického pokroku v posledných desaťročiach viedol k vytvoreniu zásadne nových nástrojov elektronického plánovania času z technologického hľadiska: elektronický notebook, rôzne servisné programy pre PC, mobilné telefóny, smartfóny atď.
Najlepšie moderné technológie riadenia času:
1.Trello je bezplatná webová aplikácia na riadenie projektov v malých skupinách. Trello vám umožňuje byť produktívnejší a viac spolupracovať. Trello sú nástenky, zoznamy a karty, ktoré vám umožňujú organizovať a uprednostňovať projekty zábavným, flexibilným a ľahko vymeniteľným spôsobom.
2. Evernote – webová služba a sada softvéru na vytváranie a ukladanie poznámok. Poznámka môže byť kus naformátovaného textu, celá webová stránka, fotografia, zvukový súbor alebo rukou napísaná poznámka. Poznámky môžu obsahovať aj prílohy iných typov súborov. Poznámky je možné triediť do poznámkových blokov, označovať, upravovať a exportovať.
Je sotva niekto, kto si aspoň raz neuvedomil, že čas je najdôležitejší zdroj. Navyše je aj nenahraditeľná. Správne riadenie času je preto kľúčom k úspechu v akomkoľvek úsilí rovnako ako požadované špecifické profesionálne zručnosti. No spravovať si čas niekedy nie je také jednoduché, najmä keď je na programe viacero úloh. Toto je celá veda, má svoje vlastné techniky a metódy, ktoré boli testované a osvedčené ako účinné. A sú použiteľné v akejkoľvek oblasti činnosti, samozrejme, podnikanie nie je výnimkou.
V prvom rade si pri plánovaní času pamätajte, že aj tu, ako aj inde, platí Paretov princíp, teda 20 % vášho času dáva 80 % vášho času. celkový výsledok. Na základe toho si môžete robiť plány a plánovať svoje aktivity. Ak hovoríme o metódach riadenia času, tieto zahŕňajú:
Eisenhowerova matica
Máte toho veľa, ale čas je obmedzený. Čo treba urobiť v tomto prípade a kde začať? Samozrejme, z najvyššej priority. Spôsob klasifikácie úloh podľa ich dôležitosti a naliehavosti sa pripisuje Dwightovi Eisenhowerovi, ktorý mal vo zvyku zapisovať si úlohy na základe ich priority. Tabuľka, kde sú zaznamenané všetky prípady za určité obdobie, je pomenovaná po ňom a môže vyzerať aj takto.
Pozrime sa presne na to, aké prípady budú patriť do zodpovedajúcich buniek.
Bunka A: „dôležité a naliehavé“
Ide o tie úlohy, ktorých neúspech výrazne ovplyvní stav vašich záležitostí a ktorých splnenie má tiež určitý termín. Môže ísť napríklad o stretnutie s novým klientom, podanie dokumentov na daňový úrad alebo doručenie urgentných objednávok. Ide o úlohy, ktoré sú povinné a nie je možné si z nich vybrať. V opačnom prípade - kolaps.
Bunka B: „dôležité, ale nie naliehavé“
Každý človek má takéto úlohy: nemusia spôsobovať veľa stresu alebo vyžadujú veľa úsilia, ale nemožno ich opustiť, inak sa stávajú dôležitými a naliehavými. Sú to úlohy, ktoré vás vedú k strategickému cieľu podnikania, takže ich dôležitosť je nepopierateľná, môžu zahŕňať predstavovanie nových nápadov na prácu, vývoj nových produktov, vyhľadávanie klientov pomocou studených hovorov. To znamená, že tieto procesy sú v skutočnosti nepretržité a nemajú žiadny termín na dokončenie, ale ak ich odložíte na neskôr, časom sa všetky prevody obrátia proti vám.
Bunka B: „nie dôležité, ale naliehavé“
Toto sú úlohy, ktorým sa nemožno vyhnúť, môžu sa vyskytovať každý deň, ale neprinášajú veľa úžitku. Ide o komunikáciu s dlhoročným klientom pri nedôležitých požiadavkách, triedenie pošty a inú rutinu. Nedá sa to neurobiť, no hmatateľné výhody z toho nie sú často viditeľné.
Bunka D: „nie je dôležité a nie súrne“
Sem môžeme zahrnúť všetky činnosti, ktoré nám plytvajú časom, prinášajú potešenie, ale škodia veciam zo všetkých ostatných buniek, ak zaberajú príliš veľa času. Nepovie, že zabíjanie je prísne zakázané, ale akonáhle sa stratí zmysel pre proporcie, utrpia iné záležitosti.
Hlavnou vecou nie je zamieňať si urgentné záležitosti s dôležitými. Často na tom, čo musíme urobiť čo najskôr, v skutočnosti nezáleží a neovplyvňuje úspech spoločnosti ako celku. Najdôležitejšiu úlohu však môžu zohrať veci, ktoré nie sú naliehavé.
Myšlienkové karty
O tom sme už písali v predchádzajúcich materiáloch. Toto je istý spôsob, ako vniesť poriadok do vašej hlavy. Často sa používajú pri učení sa niečoho nového, pri generovaní nápadov, ale pomôžu vám aj utriediť veci, ktoré sa vám nahromadili. V myšlienkových mapách si môžete zapísať všetky úlohy na deň alebo rok, prepojiť ich podľa významu, rozdeliť podľa priorít a oveľa viac. Zároveň neexistuje žiadna pevná štruktúra, môžete si vytvoriť svoju vlastnú, ktorá bude zrozumiteľná iba pre vás.
Metóda švajčiarskeho syra
Väčšinu úloh je možné rozdeliť na podúlohy, niektoré sú zložitejšie, niektoré jednoduchšie a niekedy sa ukáže, že na ich rýchlejšie vyriešenie je možné ich uzavrieť v nelogickom poradí. Predstavte si, že celá úloha je kus syra, v ktorom môžete urobiť otvory, riešenie malých čiastkových úloh. Keď urobíte dostatok otvorov, hmotnosť celej úlohy sa výrazne zníži a bude ľahšie ju dokončiť. Napríklad pri príprave prezentácie si môžete najskôr pripraviť jej obrys, potom vybrať ilustrácie, urobiť jeden z blokov v strede a zvyšok je už otázkou techniky, pretože v syre je už vytvorený dostatočný počet otvorov. .
„Jedzte žabu“ a metódu „ABVD“.
Keď začínate s každodennými úlohami, začnite s tými najťažšími. Keď dokončíte úlohu, ktorá vás na začiatku dňa najviac trápila, ľahšie vyriešite všetky ostatné, dostaví sa pocit zadosťučinenia a pokoja a zvýši sa produktivita pri dokončovaní jednoduchších úloh, čo by tak nebolo. keby nad tebou visel ten najnepríjemnejší.deň.
Ak vezmeme to najdôležitejšie za najťažšie, tak to bude Metóda ABCD, ktorej implementácia je mimoriadne jednoduchá. Zapíšte si všetky svoje úlohy a ku každej napíšte písmená od A po D a ďalej v abecede, kde A je najdôležitejšia úloha, ktorá ak sa nesplní, prinesie vám a vašej firme najväčšie problémy. Ak je takýchto úloh viacero, tak ich označte A1, A2 atď., v rámci tejto skupiny bude aj vlastná gradácia. Postupným preškrtávaním všetkých úloh začínate zrýchľovať, keďže so splnenými úlohami A-skupiny máte menej naliehavých problémov.
Na implementáciu týchto metód existuje množstvo pohodlných. Pomôžu vám zorganizovať všetky vaše úlohy, zdieľať ich s kolegami a zvýšiť kolektívnu produktivitu. Použite tieto techniky, majte veci pod kontrolou a dosiahnete oveľa viac ako zvyčajne.
Nenechajte si ujsť:
Všetci chceme robiť veci načas a byť produktívni. Ale v skutočnosti odkladáme dôležité veci a potom sme zhrození z množstva položiek na zozname úloh – a všetko zase odkladáme. Autor knihy „Nový rok prokrastinátora“ ponúka metódu ABCD, ktorá vám umožní stanoviť si priority.
Rozdiel oproti metóde ABCD je v tom, že si stanovíte systém hodnotenia úloh, ktorým sa potom systematicky prepracovávate. To, čo odlišuje túto metódu od ostatných, je to, že sa zdá, že ste jedným z tých ľudí, ktorí majú dlhý zoznam úloh.
Úlohy „A“ je potrebné splniť každý deň. Sú podobné ako MIT, pretože ich neabsolvovanie má vážne negatívne dôsledky. Úlohy „B“ sú dôležité, ale nepovažujú sa za povinné pre konkrétny deň. Mali by sa vykonať až po dokončení každej úlohy zo zoznamu „A“.
V zásade by bolo dobré dokončiť úlohy „B“., ale nie sú spojené so špeciálnymi negatívne dôsledky alebo tesný rozvrh.
Úlohy „D“ by mali byť delegované na niekoho iného. Sú dôležité, ale nevyžadujú si váš priamy zásah alebo akciu.
Úlohy „D“ je potrebné zo zoznamu úplne vyškrtnúť.. Tu vstupuje do hry „pravidlo 80/20“. Ak sa počas týždenného alebo mesačného hodnotenia rozhodnete, že niečo nedáva zmysel, jednoducho to zo svojho života vyškrtnite. Môžete si prečítať, aké veci je potrebné naplánovať.
Často sa oddávame prokrastinácii, pretože sa cítime preťažení. Ale ak si určíte priority, zistíte, ktoré sú skutočne dôležité a vyžadujú si pozornosť každý deň. Keď, keď vidíte položku vo svojom zozname úloh, cítite, že sa blíži otáľanie, je to neklamný znak toho, že túto položku treba prečiarknuť.
Nakoniec nezabudnite na dôležitosť každodenného zvyku. Aj keď niečo nie je „naliehavé“, stále je to dôležité pre váš dlhodobý úspech.Uistite sa, že je to pridané do vašej každodennej rutiny. Napríklad môj každodenný zvyk písania nie je z hľadiska časového rámca vôbec taký kritický. Ale aj tak to vždy považujem za úlohu „A“, pretože kladie tehličku po tehle základ pre všetky moje úspechy v online podnikaní. Pri písaní sa nespolieham na princíp „nájsť si čas“. Namiesto toho si každý deň uprednostňujem a riadim svoj čas.
Stanovenie návyku
Metóda ABCD je obzvlášť účinná, ak sa používa denne. Tu najjednoduchším spôsobom vytvorenie tohto zvyku:
1. Každý večer venujte päť minút nácviku zvyku uprednostňovať. (Môžete to urobiť ihneď po tom, čo ste venovali pozornosť návyku sledovania.)
2. Analyzujte svoje projekty a určite, ktoré je potrebné dokončiť zajtra.
3. Zapíšte si všetky úlohy a ku každej dajte správne písmeno.
4. Prepíšte úlohy v abecednom poradí podľa priority na ďalší papier.
5. Každý deň začnite úlohami A. K menej dôležitým úlohám prejdite až po dokončení tých dôležitých.
6. Prehodnoťte svoje aktivity počas mesačného kontrolného procesu a uistite sa, že nerobíte veci, ktoré je možné prečiarknuť alebo delegovať.
Každý z nás má svoje priority. Výzvou je vyvinúť systém na identifikáciu najdôležitejších úloh na dennej báze. S metódou ABCD môžete začať každý deň s jasným zoznamom vecí, ktoré musíte urobiť, už v poradí podľa priority.
