Алберт: Колко често, скъпи читатели на блога "", срещате хора, които са до шия в проблеми? Те бързат по цял ден по работа, нямат време да седнат дори за минута, но ... резултатите от работата им са почти невидими или много незначителни. Каква е причината според вас?
Елена: Това описание е директно за мен преди около пет години. Преди около пет години за първи път попаднах на книгата на Браян Трейси „Постигане на максимума“, а след това имаше още и още. Но отговорите на въпросите:
- Защо имам толкова малко време да правя наистина важни неща?
- Защо, въртя се като катерица в колело, не съм ли крачка по-близо към целта?
- Как да се справите с безкрайните си проблеми?
Открих го наскоро в книгата му „Оставете отвращението, изяжте жабата”.
Много от нещата, които прочетох в него, бяха изненада за мен. Прости до гениални идеи, необичайни препоръки, базирани на закони рационално използваневреме, практически техники, които ви помагат да се съсредоточите върху основното, да постигнете по-добри резултати и да избегнете забавяне по пътя към целта.
Алберт: Открихме, че методът ABCDD е особено интересен - той е много прост и тих ефективен методоправи си работите. Работи по следния начин.
1. Трябва да напишете (със сигурност трябва да мислите на хартия) всички дела на следващия ден.
2. След това пред всеки елемент трябва да поставите буквите A, B, C, D, D, в зависимост от стойността на задачата.
Задачи от тип "А"- Най-важните. Ние просто трябва да ги изпълним, в противен случай рискуваме да изпаднем в трудна ситуация. Но те са тези, които ни ръководят. към целта.
Задачи "Б"по важност, въпреки че са втори, те не отговарят много на задачи „А”. Последствията, ако не бъдат изпълнени, водят до факта, че някой може да остане недоволен или да изпадне в неудобно положение.
Задачи на група "Б"се определят по следния начин: би било чудесно, ако се получи. Но те нямат ефект върху основната ви работа.
Задачи от тип "G"можете да го поверите на някой друг.
Задачи "D"представляват работа, която може или не може да бъде извършена точно сега. Може би това са неща, които правим по навик или просто ни е приятно.
3. Ако във всяка от посочените групи има няколко равностойни задачи, то те трябва да бъдат номерирани според важността им в самата група: А-1, А-2, А-3 и т.н.
4. Не можете да стартирате случаите "Б", докато не изпълните всички задачи "А".
5. След такъв анализ е необходимо спешно да се поеме изпълнението на задачата "А-1" и да не се спира, докато тази не бъде постигната.
Алберт и ЕленаПървият закон на успеха е концентрацията;
насочване на цялата енергия към една точка
и се придвижете точно до целта, без да поглеждате назад
отстрани - нито надясно, нито наляво.
(УИЛЯМ МАТЮЕС)
Колкото по-стриктно планирате дейностите си и приоритизирате предстоящите задачи, толкова по-важни неща успявате да свършите за условна единица време. Колкото по-важен е проблемът, с който се захващате, толкова по-голям ще бъде стимулът да преодолеете естествената склонност на мнозина да отлагат и да се потопите в работата.
Методът ABCD е ефективен начин за приоритизиране на задачите, които можете да използвате ежедневно. Този метод е прост и толкова ефективен, че може, ако се използва редовно и компетентно, да ви издигне до ранга на най-продуктивните и продуктивни хора във вашата сфера на дейност.
Силата на метода е в неговата простота. Ето как работи. Започвате, като правите списък на всичко, което трябва да направите за следващия ден. Мислете на хартия.
След това поставяте буквата A, B, C, D или E пред всеки елемент от списъка си.
Задача от тип "А" се определя като нещо, което е най-важно на този етап, нещо, което вие длъженнаправете, в противен случай рискувате сериозни последствия. Задача „А“ може да бъде посещение при важен клиент или писане на доклад за шефа, който ще докладва в централния офис. Тези задачи представляват истинските, зрели жаби в живота ви.
Ако имате повече от една задача "А" пред себе си, оценявате приоритета им, като отбелязвате A-1, A-2, A-3 и т.н. Задача A-1 е най-голямата и най-грозната "жаба" от всички трябва да се справите с.
Задача от тип B се определя като такава, която вие Трябваизпълни. Въпреки това последствията, в случай на неговото прилагане или неспазване, са доста леки. Такива задачи не са нищо повече от „поповите лъжички“ на живота ви. Това означава, че ако не си свършите работата както трябва, някой ще бъде недоволен или поставен в неравностойно положение, но във всеки случай по отношение на важността тези задачи не съответстват много на задачите от тип "А". Обадете се по не много спешен въпрос или прегледайте натрупаното електронна пощаможе да формира същността на проблем от тип "B".
Правилото, което трябва да спазвате е: никога не започвайте задача от тип "B", докато все още имате незавършена задача "A". Никога не позволявайте на "поповите лъжички" да ви разсейват, докато голямата "жаба" чака да бъде изядена!
Задача от тип "B" се определя като нещо, което би било чудесенда направите, но от което не се очакват никакви последствия, независимо дали го правите или не. Задача Б може да бъде телефонно обаждане до приятел, чаша кафе, обяд с колега или някаква лична дейност, извършена през работно време. Този вид "събития" нямат абсолютно никакво влияние върху работата ви.
Задача от тип "G" се оценява като работа, която можете инструктирамна някой друг. Правилото в този случай е, че трябва да поверите на другите всичко, което те могат, като по този начин освободите време за себе си за задачи от тип "А", които вие и само вие сте в състояние да изпълните.
Задача от тип "D" е работа, която може да бъде напълно Изтрийот вашия списък със задачи. Това може да е задача, която е била важна, но вече не е от значение за вас или за другите. Често това е работа, която вършите ден след ден, или по навик, или намирайки удоволствие в това.
След като приложите метода ABC към списъка си със задачи за деня, вие сте организирали напълно работата си и сте подготвили почвата за по-важни неща, които да свършите по-бързо.
Най-важното условие, за да може методът ABCD наистина да работи за вас, е да отговаряте на следното изискване: стартирайте задача A-1 без забавяне и след това работете по нея до пълното й изпълнение. Използвайте силата на волята си, за да започнете и да продължите да работите по най-важната си задача в момента. Хванете най-голямата си "жаба" и я "изяжте" без да спирате до последната хапка.
Способността да анализирате списъка си със задачи за деня и да подчертаете задачата A-1 ще послужи като отправна точка за постигане на наистина голям успех в дейностите ви, ще повиши самочувствието ви, ще ви изпълни със самоуважение и чувство на гордост във вашите постижения.
Когато придобиете навика да се концентрирате напълно върху най-важната си задача, т.е. задача A-1 - с други думи, върху изяждането на вашата основна "жаба" - ще се научите да правите два пъти или дори три пъти повече от хората около вас.
ОСТАВИ РЕЧТА, ЯЖ ЖАБАТА!
Сега прегледайте списъка си със задачи за деня и напишете буквите A, B, C, D или E до всеки от елементите. Определете задача A-1 за себе си и започнете да работите по нея веднага. Бъдете дисциплинирани, като не позволявате да бъдете разсейвани от други неща, докато тази работаняма да бъде завършен.
Прилагайте метода ABC всеки ден към всеки списък с дейности, независимо дали са задачи за деня или проект за следващия месец. В резултат ще придобиете навика да си поставяте и изпълнявате приоритетни задачи, след което смятате, че бъдещето ви е осигурено!
Как да отговорите на следните въпроси на интервюто: Как управлявате времето си? Как планирате работния си ден? Какви техники и методи използвате при планирането? Дайте примери за това как използвате умението за управление на времето, за да завършите успешно задачата.
Ще разберете всички отговори на тези въпроси, като прочетете тази статия.
Какво е управление на времето?
Управление на времетое набор от знания, умения и способности, благодарение на които човек умее да приоритизира, прецизно планира времето си, като по този начин повишава личната си продуктивност при организиране на работното си време.
"Докато не можете да управлявате времето си, не можете да управлявате нищо друго" Питър Дракър
- перфекционизъм
- отлагане
- Липса на знание
- Липса на необходими инструменти и ресурси
1. Перфекционизъмправи много трудно изпълнението на задачите навреме. Мнозина смятат това качество за сила, но именно постоянният стремеж към съвършенство и неудовлетвореността от получените резултати е една от причините за неефективното използване на времето. Чрез намирането на възможности да приемете „реалния“ резултат вместо „идеалния“ резултат, спестявате значителни ресурси за други неща. Има такъв израз: „перфекционизмът е зло“, разбира се, всичко това е доста относително и във всяка отделна ситуация тази характеристика на личността може да бъде оценена по различен начин, но несъмнено в рамките на управлението на времето: перфекционизмът е ЗЛО!
2. отлагане- постоянно отлагане на дела за по-късно, нежелание за изпълнение на определени задължения. В речника на прокрастиниращите служители доминира думата „УТРЕ“. За такива хора Стив Джобс е казал много добре: „Беден, неуспешен, нещастен и нездрав е този, който често използва думата „утре“.
Няма да мога да ви спася от перфекционизма и отлагането, моята цел е да дам знания, да осигуря най-добрите техники и методи, да въведа ресурси и инструменти за овладяване на умението за управление на времето. И дали ще използвате получената информация или не - всичко зависи единствено от вашето желание. Въпреки това, след като прочетете тази статия, вие никога повече няма да сте същите.
Като начало предлагам да определите вашите умения за управление на времето. Пас
Когнитивният дисонанс се крие във факта, че от една страна не можем да управляваме времето като такова. Все пак времето е, което не можем да контролираме и сякаш времето ни контролира, а не ние. Ние сме свикнали да възприемаме времето като нещо вечно и безгранично. Изглежда, че винаги има много. От друга страна, времето е един от най-ценните ресурси, които всички имаме. Важно е да разберете, че времето има своите граници, всеки ден е съд с определен капацитет, който пълните с дела. Можете да го напълните с безполезни неща или можете да го напълните с неща, които работят за вашите цели и ви водят до крайната цел.
Можем да контролираме себе си, как планираме деня си и как прекарваме работното си време. Разумното, продуктивно и икономично използване на този ресурс е важна част от оценката на служителите.
Времевата ефективност може да се постигне по два начина:
- Постигнете значими резултати, като спестите време. Това означава, че знаете как да постигнете задачата за минимално време.
- Ефективното планиране на работното време ще намали броя и обема на задачите, които изпълнявате.
В тази статия направих обобщение на шест най-добрите технициуправление на времето. С тяхна помощ ще можете да се научите как да планирате и контролирате своите приоритетни задачи ежедневно.
Как да се научите да управлявате времето си?
6 най-добри техники за управление на времето:
- Принцип на Парето
- Матрицата на Айзенхауер
- Мисловни карти или Мисловни карти
- Пирамида на Франклин
- ABCHD метод
- Първо изяжте жабата
1. Принцип на Парето
Принципът на Парето гласи, че малка част от каузите, усилията и инвестираните средства са отговорни за голяма част от резултатите. Този принцип е формулиран от италианския икономист Вилфредо Парето през 1897 г. и оттогава е потвърден от количествени изследвания в различни области на живота:
20% от усилията дават 80% от резултатите
Принципът на Парето в областта на управлението на времето може да се формулира по следния начин: около 20% усилия и време са достатъчни, за да получите 80% от резултата.
Как точно да определите какви усилия е достатъчно да похарчите, за да получите добър резултат? Представете си, че търсите отговори на вашите въпроси в книга. Според разглеждания принцип в 20% от текста ще намерите 80% от необходимата информация. Ако знаете какво точно ви интересува, ще можете бързо да прелистите книгата и внимателно да прочетете само отделни страници. Така ще спестите 80% от времето си.
2. Матрицата на Айзенхауер
Това е може би най-известната концепция за управление на времето до момента, която ви позволява да приоритизирате. Тази техника, която се приписва на създаването на американския генерал Дуайт Айзенхауер, ви позволява да сортирате случаи едновременно според тяхната спешност и тяхната важност. Всеки разбира, че само ограничен брой задачи могат да бъдат изпълнени за един период от време. Понякога без да се засяга работата само на един. И всеки път трябва да решаваме КОЕ ТОЧНО? Американският президент Дуайт Айзенхауер планираше делата си, като ги подреждаше в няколко важни категории.
В съответствие с така наречената матрица на Айзенхауер всеки случай трябва да бъде причислен към един от четирите типа, посочени на диаграмата.
Матрицата на Айзенхауер
Важността на една задача се определя от това как резултатът от нейното изпълнение се отразява на вашия бизнес. А спешността е едновременно два фактора: първо, колко бързо тази задача трябва да бъде изпълнена, и второ, дали изпълнението на тази задача е обвързано с конкретна дата и определено време. Важността и спешността, разглеждани заедно, оказват влияние върху приоритизирането.
Нека разгледаме по-подробно какви случаи могат да бъдат приписани на всеки от четирите типа.
Тип I: „важни и спешни“.
Това са неща, които ще доведат до значителни щети на вашия бизнес, ако не бъдат направени навреме (например подновяване на лицензи, подаване на данъчни декларации и др.). Определена част от такива случаи неизбежно ще присъстват в живота на всеки човек. Въпреки това, с предварителна подготовка (случаи от тип II – „важни, но не спешни“) много кризи могат да бъдат предотвратени (напр. чрез изучаване на закона, изграждане на добри отношения с влиятелни хора).
Може да са и проекти с "горящ" срок, линейка. Например посещение на лекар поради здравословен проблем, изпращане на статия в списание до кратък срок или изпращане на доклад за изследване. Тук нямаме избор. Делата на тази група трябва да се извършват, точка. В противен случай ще има сериозни проблеми.
Тип II: „важно, но не спешно“.
Това са неща, които са насочени към бъдещето: обучение, изучаване на обещаващи области на развитие на бизнеса, подобряване на оборудването, възстановяване на здравето и ефективността. Действия, водещи до вашата стратегическа цел. Например, научете чужд език, за да отидете на работа в друга, по-обещаваща организация. Това е и профилактика на проблеми - да се поддържате в добра физическа форма. За съжаление, ние често пренебрегваме подобни случаи, оставяйки решението им на заден план. В резултат на това езикът не се учи, доходите не растат, а намаляват, здравето е по дяволите.Тези случаи имат една интересна особеност - ако са занемарени дълго време, отиват в категорията Важни - Спешни. В крайна сметка, ако поне веднъж годишно не се явите на зъболекар, тогава рано или късно спешното посещение при него ще стане неизбежно.
Тип III: „неважно, но спешно“.
Много от тези случаи наистина не носят голяма ползав живота. Ние ги правим само защото ни удрят (дълъг телефонен разговор или четене на реклама по пощата) или по навик (посещение на търговски изложения, където няма нищо ново). Същото ежедневие, което ни отнема много време и усилия.
Тип IV: „не е важно и не е спешно“.
Това са всякакви начини за „убиване на времето“: злоупотреба с алкохол, „леко четене“, гледане на филми и т.н. Често прибягваме до това, когато не ни остават сили за продуктивна работа (да не се бърка с истинска почивка и общуване с близки и приятели - много важни въпроси). Това е „молец“, който изяжда нашето време.
Докато се стремите към успеха на вашия бизнес, вие се опитвате преди всичко да изпълните задачите, които определяте като „важни“ – първо „спешни“ (Тип I), а след това „неспешни“ (Тип II). Останалото време може да бъде посветено на „спешните, но не важни“ (тип III).
Трябва да се подчертае, че по-голямата част от работното време на служителя трябва да се изразходва за „важни, но не спешни“ задачи (тип II). Тогава много кризисни ситуации ще бъдат предотвратени и появата на нови възможности за развитие на бизнеса вече няма да бъде неочаквана за вас.
Когато за първи път започнете да използвате предложената система за приоритизиране, най-вероятно ще искате да класифицирате много от тези задачи като „важни“. С натрупването на опит обаче ще започнете по-точно да преценявате важността на конкретния случай. Ще отнеме известно време, за да научите как да използвате системата за приоритизиране. Къде можете да го вземете? Най-вероятно ще класифицирате работата по овладяването на техниките за управление на времето си като „важна, но не спешна“.
Както Стивън Кови (автор на международния бестселър „7-те навика на високоефективните хора“) се изразява образно, трябва да отделите време, за да „наточите триона“, така че дървата за огрев да могат да бъдат събрани по-бързо.
Притча
Някакъв човек видял в гората дървар, който с голяма трудност секъл дърво с напълно тъпа брадва. Човекът го попитал:
- Скъпи, защо не си наточиш брадвата?
„Нямам време да наточа брадвата си – трябва да сеча!“ изстена дърварят...
Следователно трябва „доброволно“ да отделите определено време за планиране на часовете си, като отказвате да извършвате по-малко важни неща. Ако можете да направите това, следващия път можете да освободите още повече време с нови умения и да го използвате, за да научите нещо друго. Така, чрез решимостта да подобрите ефективността на работата си, вие постепенно ще освободите време за развитие на вашата лична продуктивност.
Критерии за приоритизиране
Обикновено, когато оценяваме важността на конкретен случай, считаме за важни преди всичко онези неща, които трябва да се направят спешно (или „вчера“). Натрупването на неизпълнени дела и обещания създава проблеми за вашата компания, а също така създава неприятни чувства лично за вас. Именно с такива "спешни" въпроси се стремим да се занимаваме на първо място. Но факторът спешност не трябва да бъде единственият фактор при писане на списък със задачи и определяне на реда, в който те трябва да бъдат изпълнени.
Опитът показва, че правенето (или неизвършването) на много спешни неща не се отразява много на вашия бизнес, докато има много неспешни неща, които могат да положат основата за бъдещ успех. Следователно, в допълнение към спешността, е необходимо да се вземе предвид доколко този или онзи въпрос влияе върху успеха на бизнеса, тоест да се определи и вземе предвид неговата важност.
3. Мисловни карти или Мисловни карти
Това е разработката на Тони Бюзън – известен писател, лектор и консултант по въпросите на интелигентността, психологията на ученето и проблемите на мисленето. Съществуват и такива преводи на фразата "Мисловни карти" като "Психични карти", "Мислещи карти", "Мисловни карти".
мисловни картие метод, който позволява:
Ефективно структурирайте и обработвайте информацията;
мислете, като използвате своя творчески и интелектуален потенциал.
Това е много красив инструмент за решаване на задачи като изнасяне на презентации, вземане на решения, планиране на вашето време, запаметяване на големи количества информация, мозъчна атака, интроспекция, разработване на сложни проекти, самообучение, развитие и т.н. 
Области на употреба:
1. Презентации:
за по-малко време давате повече информация, като същевременно сте по-добре разбрани и запомнени;
бизнес срещи и преговори.
2. Планиране:
управление на времето: план за ден, седмица, месец, година…;
развитие на комплексни проекти, нов бизнес...
3. Мозъчна атака:
генериране на нови идеи, креативност;
колективно решаване на сложни проблеми.
4. Вземане на решения:
ясна визия за всички плюсове и минуси;
по-балансирано и обмислено решение.
4 Пирамида на Франклин
Това е готова система за планиране, която ви помага да управлявате правилно времето си и да постигате целите си. Бенджамин Франклин (1706-1790) - амер. полит. фигура. Б. Франклин се отличава с фантастична работоспособност и уникално чувство за цел. На двадесет години той направи план за постигане на цели за цял живот напред. През целия си живот той следваше този план, ясно планирайки всеки ден. Неговият план за постигане на целите се нарича "пирамидата на Франклин" и изглежда така: 
1. В основата на пирамидата са основните ценности на живота. Можем да кажем, че това е отговорът на въпроса: „С каква мисия дойдохте на този свят?“ Какво искаш от живота? Каква следа на Земята бихте искали да оставите след себе си? Има мнение, че няма да има дори 1% от хората, живеещи на планетата, които биха се замислили сериозно за това. С други думи, това е векторът на посоката на движение към вашата мечта.
2. Въз основа на житейски ценности, всеки си поставя глобална цел. Какъв иска да стане в този живот, какво смята да постигне?
3. Главният план за постигане на целите е фиксирането на конкретни междинни цели по пътя към постигане на глобалната цел.
4. План за една, три, пет години се нарича дългосрочен. Тук е важно да се определят точните срокове.
5. Планирайте за месец, а след това за седмица – това е краткосрочен план. Колкото по-обмислено е, колкото по-често го анализирате и коригирате, толкова по-ефективна ще бъде работата.
6. Последната точка по отношение на постигането на целите е план за всеки ден.
5. Метод "ABVGD"
Методът ABCD е ефективен начин за приоритизиране на задачите, които можете да използвате ежедневно. Този метод е прост и толкова ефективен, че може, ако се използва редовно и компетентно, да ви издигне до ранга на най-продуктивните и продуктивни хора във вашата сфера на дейност.
Силата на метода е в неговата простота. Ето как работи. Започвате, като правите списък на всичко, което трябва да направите за следващия ден. Мислете на хартия.
След това поставяте буквата A, B, C, D или E пред всеки елемент от списъка си.
Задача тип "А"се определя като най-важното нещо на този етап, нещо, което трябва да направите или рискувате сериозни последствия. Задача „А“ може да бъде посещение на важен клиент или писане на доклад за вашия шеф. Тези задачи представляват истинските, зрели жаби в живота ви.
Ако имате повече от една задача "А" пред себе си, оценявате приоритета им, като отбелязвате A-1, A-2, A-3 и т.н. Задача A-1 е най-голямата и най-грозната "жаба" от всички трябва да се справите с.
Тип задача "B"определена като тази, която трябваше да направите. Въпреки това последствията, в случай на неговото прилагане или неспазване, са доста леки. Такива задачи не са нищо повече от „поповите лъжички“ на живота ви. Това означава, че ако не си свършите работата както трябва, някой ще бъде недоволен или поставен в неравностойно положение, но във всеки случай по отношение на важността тези задачи не съответстват много на задачите от тип "А". Телефонно обаждане по не толкова спешен въпрос или натрупване на електронна поща може да бъде същността на задача от тип B.
Правилото, което трябва да спазвате е: никога не започвайте задача от тип "B", докато все още имате незавършена задача "A". Никога не позволявайте на "поповите лъжички" да ви разсейват, докато голямата "жаба" чака да бъде изядена!
Тип задача "B"се определя като нещо, което би било чудесно да се направи, но от което не трябва да се очакват последствия, независимо дали го правите или не. Задача Б може да бъде телефонно обаждане до приятел, чаша кафе, обяд с колега или някаква лична дейност, извършена през работно време. Този вид "събития" нямат абсолютно никакво влияние върху работата ви.
Тип задача "G"се оценява като работа, която можете да делегирате на някой друг. Правилото в този случай е, че трябва да поверите на другите всичко, което те могат, като по този начин освободите време за себе си за задачи от тип "А", които вие и само вие сте в състояние да изпълните.
Тип задача "D"е работа, която може да бъде напълно премахната от списъка ви със задачи. Това може да е задача, която е била важна, но вече не е от значение за вас или за другите. Често това е работа, която вършите ден след ден, или по навик, или намирайки удоволствие в това.
След като сте кандидатствали метод "ABVGD"към списъка си със задачи за деня, вие сте организирали напълно работата си и сте подготвили почвата за по-важни неща, които да свършите по-бързо.
Най-важното условие, за да може методът ABCHD наистина да работи за вас, е следното изискване: започнете задача A-1 без забавяне и след това работете върху нея, докато бъде напълно завършена.Използвайте силата на волята си, за да започнете и да продължите да работите по най-важната си задача в момента. Хванете най-голямата си "жаба" и я "изяжте" без да спирате до последната хапка.
Способността да анализирате списъка си със задачи за деня и да подчертаете задачата A-1 ще послужи като отправна точка за постигане на наистина голям успех в дейностите ви, ще повиши самочувствието ви, ще ви изпълни със самоуважение и чувство на гордост във вашите постижения.
Когато придобиете навика да се концентрирате напълно върху най-важната си задача, т.е. задача A-1 - с други думи, върху изяждането на вашата основна "жаба" - ще се научите да правите два пъти или дори три пъти повече от хората около вас.
6. Първо изяжте жабата
Преминаване от трудно към лесно
Вероятно сте чували въпроса "Как бихте изяли слон?" Отговорът, разбира се, е: „На парчета“. А вие как бихте изяли най-голямата си и грозна "жаба"? По същия начин: ще го разделите на конкретни действия стъпка по стъпка и ще започнете от първото.
Започнете работния си ден с най-трудната задача и я изпълнете възможно най-бързо. Ще ви помогне да осъзнаете, че имате още много работа, а времето на работния ден е ограничено. Ако първо направите най-трудното нещо, това ще ви даде огромно чувство за постижение. Използвайте това правило ежедневно и ще видите колко енергия получавате и колко ефективно протича работният ви ден. Постоянното отлагане на проблемна задача за края на деня така или иначе ще ви накара да мислите за тази задача цял ден и ще ви попречи да се съсредоточите върху други задачи! Първо изяжте жабата и след това продължете да ядете слона парче по парче!
Инструменти за планиране на времето
Планирайте деня си предварително.
Чрез планиране ние прехвърляме
бъдещето в настоящето и по този начин имаме
възможност да направите нещо
за него сега
Алън Лакин
Основните поколения "плановици"
Известните днес технологии и средства за организиране на работното време могат да бъдат разделени на няколко поколения - разликите тук са в принципите на фиксиране на информацията и техниката на използване.
До 20-ти век планирането на работното време се извършва с помощта на примитивни методи: бележки, списъци със задачи и др. В началото на миналия век, заедно с развитието на бизнеса, широко се използват нови инструменти за улесняване на работата на мениджъра планиране на времето.
Идеята за адаптиране на домашен календар за работа в офиса възниква през 19 век и се материализира под формата на преобръщащ се календар през 1870 г. За всеки ден беше определена една страница от календара, на която бяха посочени ден, месец и година. Наличието на свободно място за бележки направи възможно воденето на необходимите бележки: преговори, срещи, разходи, срещи. В продължение на почти век настолният календар е основният инструмент за управление на времето за мениджърите.
Резултатът от подобрението на флип календара беше дневникът и седмичникът. Дневникът е преобръщащ се календар с свободни листа под формата на удобен тефтер с различни формати. Дневникът може да се вземе със себе си на срещи и бизнес пътувания.
Седмичният дневник се оказа още по-удобен за мениджъра, в който беше възможно да планирате работната седмица и ден, да контролирате изпълнението на записаните задачи, да анализирате прекараното време (тъй като се появи почасова разбивка на работния ден), Повече ▼ бързо търсенеинформация (в края на краищата сега тя беше групирана по 52 седмици, а не по 365 дни). През 80-те години на миналия век седмичниците на практика изместват прекачващите се календари и стават толкова широко разпространени, че стават елемент от бизнес стила на предприятията.
Дизайнерската идея за комбиниране на календар, бележник и телефонен указател в един удобен инструмент успешно се материализира през далечната 1921 г. под формата на „органайзер“ (от англ. organiser). Последващото подобрение на инструмента беше извършено чрез промяна на формата, дизайна, качеството на хартията и външното покритие. Тук в един инструмент бяха комбинирани устройства за съхранение на информация и технически средства (календар, бележник, адресен и телефонен указател, държач за визитки, химикалка, микрокалкулатор). В същото време нямаше ясна класификация и систематизация на записите.
Известният "мениджър на времето" е създаден в Дания през 1975 г. Той реализира идеята за целенасочено планиране на лични резултати въз основа на типичен класификатор на функции („ключови задачи“) и технология за изпълнение на глобални събития („слонски задачи“). В същото време използването на „мениджър на времето“ се оказа приемливо само за хора, които бяха организирани и дисциплинирани по природа, освен това бяха необходими значителни финансови разходи за обучение и придобиване.
Въпреки това наименованието на този вид "организатор" - "тайм мениджър" - се е превърнало в нарицателно и днес обозначава общ подход към активното използване на времето като управленски ресурс.
Развитието на научно-техническия прогрес през последните десетилетия доведе до създаването на електронни инструменти за планиране на времето, които са фундаментално нови от технологична гледна точка: електронен бележник, различни програми за обслужване на персонални компютри, мобилни телефони, смартфони и др.
Най-добрите съвременни технологии за управление на времето:
1.Trello е безплатно уеб приложение за управление на проекти на малък екип. Trello ви позволява да работите по-продуктивно в по-тясно сътрудничество. Trello е дъски, списъци и карти, които ви позволяват да организирате и приоритизирате проекти по забавен, гъвкав и лесно адаптивен начин.
2. Evernote е уеб услуга и набор от софтуер за създаване и съхраняване на бележки. Бележката може да бъде част от форматиран текст, цяла уеб страница, снимка, аудио файл или ръкописна бележка. Бележките могат също да съдържат прикачени файлове с други типове файлове. Бележките могат да бъдат сортирани в тетрадки, етикетирани, редактирани и експортирани.
Едва ли има някой, който поне веднъж да не е разбрал, че времето е най-важният ресурс. Освен това е и незаменим. Следователно правилното управление на времето е един и същи ключ към успеха във всяко начинание, както и необходимите професионални умения. Но управлението на времето понякога не е толкова лесно, особено когато на дневен ред има няколко задачи. Това е цяла наука, има свои техники и методи, изпитани и доказано ефективни. И те са приложими във всяка сфера на дейност, разбира се, бизнесът не е изключение.
На първо място, когато планирате времето си, не забравяйте, че тук, както и навсякъде, важи принципът на Парето, тоест 20% от вашето време дава 80% от общ резултат. Въз основа на това можете да градите своите планове и да планирате дейности. Ако говорим за методи за управление на времето, тогава те включват:
Матрицата на Айзенхауер
Имате много работа, но времето е ограничено. Какво трябва да се направи в този случай и откъде да започнем? Очевидно, с най-висок приоритет. Методът за класиране на задачите според тяхната важност и спешност се приписва на Дуайт Айзенхауер, който имаше навика да записва задачите си с акцент върху техния приоритет. Таблица, в която се записват всички случаи за определен период от време, е кръстена на него и може да изглежда така.
Нека анализираме кои случаи ще се прилагат към съответните клетки.
Клетка A: "важно и спешно"
Това са задачите, чийто провал ще повлияе значително на състоянието на вашите дела и чието изпълнение има определен срок. Това може да бъде например среща с нов клиент, подаване на документи в данъчната служба, доставка на спешни поръчки. Това са случаи, които са задължителни и нямат възможност за избор. В противен случай - колапс.
Клетка B: „важно, но не спешно“
Всеки човек има такива задачи: те може да не причиняват много стрес, може да не изискват много усилия, но не трябва да се изоставят, в противен случай се вливат в категорията на важни и спешни. Това са задачи, които ви водят до стратегическата цел на бизнеса, така че тяхната важност е неоспорима, те могат да включват въвеждане на нови идеи за работа, разработване на нови продукти, намиране на клиенти чрез студени обаждания. Тоест тези процеси всъщност са непрекъснати и нямат краен срок за завършване, но ако ги отложите за по-късно, тогава с течение на времето всички трансфери ще ви излязат настрани.
Клетка B: "не е важно, но е спешно"
Това са задачи, от които не можете да се отървете, те могат да се появяват всеки ден, но нямат много смисъл. Това е комуникация с дългогодишен клиент по несъществени заявки, събиране на поща и друга рутина. Невъзможно е да не го правите, но осезаемите ползи от него не се виждат често.
Клетка D: "не е важно и не е спешно"
Тук можете да внесете всички дейности, които ни губят времето, носят удоволствие, но вредят на делата на всички останали клетки, ако отнемат твърде много време. Няма да се каже, че убиването на времето е строго забранено, но щом се загуби чувството за мярка, останалите случаи страдат.
Основното нещо е да не бъркате спешните въпроси с важните. Често това, което трябва да направим възможно най-скоро, наистина няма голямо значение и не влияе на успеха на компанията като цяло. Но нещата, които не са спешни, могат да играят най-важна роля.
Мисловни карти
За това вече писахме в предишни статии. Това е сигурен начин да изчистите ума си. Те често се използват, когато научавате нещо ново, генерирате идеи, но също така помагат да подредите казусите, които сте натрупали. В мисловните карти можете да записвате всички задачи за ден или година, да ги свързвате по смисъл, да ги приоритизирате и много други. В същото време няма твърда структура, можете да разработите своя собствена, която ще бъде ясна само за вас.
Метод на швейцарско сирене
Повечето задачи могат да бъдат разделени на подзадачи, някои са по-трудни, други по-прости и понякога се оказва, че за по-ефективно решение могат да бъдат затворени извън логическия ред. Представете си, че целият проблем е парче сирене, в което можете да направите дупки, решаване на малки проблеми. След като направите достатъчно дупки, теглото на цялата задача става много по-малко и ще бъде по-лесно да я завършите. Например, когато подготвяте презентация, можете първо да подготвите нейния план, след това да изберете илюстрации, да направите едно от блоковете в средата, а останалото става въпрос на техника, защото в сиренето вече са направени достатъчен брой дупки .
„Изяж жабата” и метода „АБВГД”.
Когато започнете да изпълнявате ежедневните си задачи, започнете с най-трудното. Когато завършите задачата, която ви е притеснявала най-много в началото на деня, ви става по-лесно да решите всички останали, появява се чувство на удовлетворение и спокойствие, а продуктивността се повишава при изпълнение на по-прости задачи, каквито не биха били ако най-неприятното ви е надвиснало цял ден.
Ако вземем най-важното за най-трудно, тогава ще бъде метод "ABVGD", чиято реализация е изключително проста. Запишете всичките си задачи и до всяка поставете букви от A до D и по-нататък по азбучен ред, където A е най-важната задача, която, ако не бъде изпълнена, ще донесе най-големите проблеми на вас и вашата компания. Ако има няколко такива задачи, тогава ги маркирайте като A1, A2 и т.н., тази група също ще има своя градация. Постепенно зачерквайки всички случаи, вие започвате да ускорявате, защото с изпълнените задачи на А-група имате по-малко належащи проблеми.
За да се приложат тези методи, има редица удобни . Те ще ви помогнат да организирате всичките си дела, да ги споделите с колеги и да повишите продуктивността на екипа. Използвайте тези техники, дръжте нещата под контрол и ще можете да правите много повече от обикновено.
Не пропускайте:
Всички искаме да свършим нещата навреме и да сме продуктивни. Но в действителност отлагаме важни неща, а след това се ужасяваме от броя на елементите в списъка със задачи - и отново отлагаме всичко. Авторът на книгата "Нова година на прокрастинатора" предлага метода ABCHD, който ще ви позволи да подредите приоритетите.
Разликата между метода ABVGD е, че създавате система за класиране на задачите, която след това систематично обработвате. Този метод се различава от другите по това, че вие изглеждате като един от хората, които имат дълъг списък от задачи.
Задачи "А" трябва да се изпълняват всеки ден. Те са подобни на MIT, защото има сериозни отрицателни последици, ако не ги правите. Задачи "Б" - важни, но не се считат за задължителни за определен ден. С тях трябва да се работи само след изпълнение на всяка задача от списъка „А“.
Задачи "Б" по принцип би било добре да се изпълняват, но те не са свързани със специални негативни последициили стегнат график.
Задачите "G" трябва да бъдат делегирани на някой друг.Те са важни, но не изискват вашата пряка намеса или действие.
Задачите "D" трябва да бъдат напълно зачеркнати от списъка. Тук влиза в сила правилото 80/20. Ако по време на седмичния или месечния преглед решите, че нещо няма смисъл, просто го изрежете от живота си. А какви неща трябва да планирате, можете да прочетете.
Често отлагаме, защото се чувстваме претоварени. Но като приоритизирате нещата, ще откриете кои са наистина важни и се нуждаят от внимание всеки ден. Когато усетите началото на отлагането при вида на елемент от списъка ви със задачи, това е сигурен знак, че елементът трябва да бъде зачеркнат.
И накрая, не забравяйте важността на ежедневния навик. Дори ако дадена задача не е „спешна“, тя все още е важна за вашия дългосрочен успех. Уверете се, че е добавена към ежедневния ви списък със задачи. Например моят ежедневен навик за писане изобщо не е толкова критичен във времето. Но все пак винаги я смятам за задача „А“, защото тя поставя основата на всичките ми постижения в онлайн бизнеса, тухла по тухла. За да пиша, не разчитам на принципа „търся време“. Вместо това приоритизирам и управлявам собственото си време всеки ден.
инжектиране на навик
Методът ABCHD е особено ефективен, ако се използва ежедневно. Тук най-простият начинформиране на този навик
1. Прекарвайте пет минути всяка вечер в навика да приоритизирате. (Можете да направите това веднага след като сте обърнали внимание на навика за проследяване.)
2. Анализирайте проектите си и определете кои трябва да бъдат завършени утре.
3. Запишете всички падежи и до всеки поставете желаната буква.
4. Препишете задачите по азбучен ред на друг лист хартия.
5. Започвайте всеки ден със задачи А. Преминете към по-малко важните неща едва след като завършите важните.
6. Прегледайте действията си по време на процеса на месечен преглед и се уверете, че не правите неща, които могат да бъдат изтрити или делегирани.
Всеки от нас има своите приоритети. Трудността е да се разработи система за идентифициране на най-важните задачи на дневна база. С метода ABCD можете да започнете всеки ден с ясен списък от неща за вършене, вече подредени по приоритет.
